Condiciones de uso

Estas condiciones de uso (las «Condiciones») rigen el acceso y el uso del sitio web y de la plataforma de prenómina y planificación operada por Clic Horaire inc. («Clic Horaire», «nosotros»). Al acceder al sitio o utilizar nuestros servicios, usted acepta quedar vinculado por estas Condiciones, así como por nuestra Política de privacidad.

Si utiliza nuestros servicios por cuenta de una organización, usted declara tener la autoridad para vincular a esa organización a estas Condiciones.

Clic Horaire ofrece una plataforma de software para configurar decretos y normas laborales (CCQ, CPEEP, LNT, CNESST, entre otros), gestionar horarios y el registro de horas geolocalizado, generar una pista de auditoría forense y exportar datos a softwares de nómina de terceros (Nethris, Employeur D). El servicio se presta «tal cual» y puede evolucionar con el tiempo.

• Debe tener al menos 18 años y capacidad legal para contratar a fin de crear una cuenta.
• Usted es responsable de la confidencialidad de sus credenciales y de toda actividad realizada desde su cuenta.
• Se compromete a proporcionar información exacta y actualizada al crear y gestionar su cuenta.

El acceso a determinadas funcionalidades se ofrece mediante suscripción de pago, en las condiciones descritas en la página de Precios en el momento de la compra y en el artículo 5 de estas Condiciones. Salvo indicación en contrario, los importes se facturan por adelantado y no son reembolsables. Podrá ofrecerse un período de prueba a nuestra discreción; finaliza automáticamente en la fecha indicada, salvo cancelación previa.

Nos reservamos el derecho de modificar nuestros precios con un aviso razonable, que no se aplicará retroactivamente a un período ya facturado.

5.1 Principio de facturación por uso real. El Servicio se factura sobre una base mensual recurrente. La factura incluye un cargo fijo mensual de acceso al Servicio (la base LNT), exigible por cuenta sea cual sea su tamaño, al que se añaden un importe variable calculado según el número de Usuarios Activos registrados en la cuenta durante el ciclo de facturación en curso y, en su caso, el precio fijo de los módulos de cumplimiento sectoriales opcionales contratados. Son susceptibles de facturarse los perfiles de tipo Empleado, Supervisor y Administrador, a la misma tarifa; la tarifa por Usuario Activo es decreciente y se aplica por tramos marginales, al modo de los tramos del impuesto sobre la renta: cada Usuario Activo se factura a la tarifa del tramo en el que se sitúa, y no todos los Usuarios Activos a la tarifa de un único tramo. Una misma persona (la misma cuenta de acceso) inscrita en varias Organizaciones de la cuenta cuenta como UN (1) SOLO Usuario Activo por ciclo, sea cual sea la Organización donde tuvo lugar su actividad; solo las fichas sin cuenta de acceso, que ningún identificador permite vincular de una Organización a otra, se cuentan por Organización. El titular de la cuenta (el primer Administrador, quien gestiona la facturación) nunca se factura por su propio asiento. El número de perfiles de tipo Administrador no está limitado. Los módulos de cumplimiento se facturan a precio fijo por cuenta, con independencia del número de Usuarios Activos y del número de Organizaciones vinculadas a ella. No se exigen cargos de implantación, instalación ni configuración, y no se aplica ningún importe mínimo de facturación.

5.2 Definición de Usuario Activo. La regla cabe en una frase: TODA ESCRITURA ACTIVA; CONSULTAR ES SIEMPRE GRATIS. Se considera «Usuario Activo», para un ciclo de facturación mensual determinado, todo perfil de empleado, miembro del personal, supervisor o subcontratista inscrito en la Organización para el cual se constate al menos una (1) de las siguientes acciones o condiciones durante dicho ciclo:

• Planificación de horarios: se crearon o asignaron uno o varios turnos de trabajo para ese perfil en el módulo de gestión de horarios, o se registró en él una ausencia (permiso, enfermedad, vacaciones), ya sea el perfil el sujeto o el autor: estar planificado activa, y planificar a otros también;
• Registro del tiempo: se generó, modificó o envió para ese perfil al menos un fichaje de entrada/salida (GPS, reloj móvil) o una hoja de horas;
• Cualquier otra escritura efectuada desde ese perfil en un módulo del Servicio, tal como quede consignada en la pista de auditoría: depósito o difusión de un documento, firma electrónica, solicitud de permiso, captura de disponibilidades, intercambio o liberación de un turno, postulación a un turno publicado, creación o modificación de una ficha, de un proyecto o de un cliente, generación de una exportación o de un informe, o cualquier operación equivalente;
• Uso sostenido de la mensajería: esa persona efectuó más de diez (10) acciones de mensajería durante el ciclo. Constituyen una acción de mensajería el envío de un mensaje, la modificación de un mensaje y la adición de una reacción. Las diez primeras acciones de cada ciclo son gratuitas y nunca vuelven activo un perfil: así, un empleado puede contactar a su empleador sin ser facturado. El cupo se cuenta POR PERSONA, sumando todas las Organizaciones de la cuenta, y el conteo se reinicia el primer día de cada ciclo. El acuse de recibo de una instrucción urgente solicitado por el empleador, la recepción y la lectura de mensajes no se cuentan nunca.

5.2.1 Mensajería entre empresas. Cuando dos organizaciones están unidas por un vínculo entre empresas (contratista principal y subcontratista), las acciones de mensajería intercambiadas en los hilos comunes se cuentan DEL LADO DE QUIEN ESCRIBE, en la cuenta a la que pertenece. Las personas de la otra empresa nunca se convierten en Usuarios Activos de su cuenta ni se le facturan, sea cual sea el volumen de sus envíos. La franquicia gratuita de diez (10) acciones por ciclo se sigue contando por persona, sumando todas las Organizaciones de su cuenta, ya se trate de un hilo interno o de un hilo del vínculo.

La CONSULTA, por su parte, nunca hace facturable un perfil: el simple inicio de sesión en la aplicación web o móvil, la consulta del propio horario, de las propias hojas de tiempo o del propio expediente, la lectura de mensajes y de notificaciones, así como la gestión de la propia cuenta (foto, preferencias, contraseña, dirección de correo) NO convierten un perfil en Usuario Activo. Por otra parte, una escritura queda constatada para el ciclo en el que tuvo lugar aunque el elemento creado sea posteriormente modificado, anulado o enviado a la papelera: eliminar los propios turnos antes de fin de mes no borra el uso que se hizo de ellos.

5.3 Exclusión de los perfiles inactivos. Todo perfil que no acumule ninguna de las acciones enumeradas en el artículo 5.2 durante la totalidad del ciclo de facturación no se factura por ese período y puede pasar al estado de inactivo temporal, según la configuración de la cuenta. No se facturará a la Organización ningún cargo variable por usuario por los perfiles inactivos durante el ciclo correspondiente, y no se requiere ninguna intervención manual (eliminación o archivo del perfil) por parte de la Organización. El perfil inactivo temporal permanece inscrito en la Organización y conserva la totalidad de sus datos (historial, horarios, configuración); recupera automáticamente el estado de Usuario Activo en cuanto se constate de nuevo una acción de las previstas en el artículo 5.2, sin trámites ni cargos de reactivación.

5.4 Registros del sistema y reclamaciones. El número de Usuarios Activos se calcula de forma automatizada al final de cada ciclo de facturación a partir de los registros de actividad del sistema (turnos, ausencias, fichajes, hojas de horas, pista de auditoría de las escrituras y contador de acciones de mensajería), que dan fe del recuento entre las partes, salvo prueba en contrario. Toda reclamación sobre el número de Usuarios Activos facturado deberá presentarse por escrito dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de emisión de la factura correspondiente; previa solicitud, proporcionaremos un resumen del recuento que permita verificar su exactitud.

6.1 Qué es. El Servicio incluye un asistente conversacional denominado «Charlie», que ejecuta en la aplicación operaciones solicitadas en lenguaje corriente, por escrito o de viva voz. Su uso es facultativo: un administrador puede desactivarlo para una persona, para una Organización o para toda la cuenta.

6.2 Derechos de acceso. El asistente no dispone de NINGÚN derecho propio. Cada operación que ejecuta repite una operación de la aplicación con los derechos de la cuenta del usuario conectado, y recibe exactamente las mismas negativas. No da acceso a ninguna información que ese usuario no pudiera obtener por sí mismo a través de las pantallas del Servicio.

6.3 Confirmación, reversibilidad y trazabilidad. Toda operación de escritura queda suspendida hasta una confirmación explícita del usuario en pantalla. El asistente no realiza ninguna eliminación definitiva. Cada operación ejecutada en una conversación queda inscrita en la pista de auditoría a nombre del usuario, con la mención «vía el asistente».

6.4 Gobernanza por la Organización. El administrador determina, por persona y por rol: la autorización para emplear el asistente, las superficies de datos que puede consultar (los «alcances»), el tope mensual de uso, y la exigencia de una contraseña al abrir el asistente o antes de cada escritura. Estos ajustes nunca amplían los derechos de un usuario: solo los restringen dentro del asistente.

6.5 AUSENCIA DE GARANTÍA SOBRE LAS RESPUESTAS. El asistente se apoya en un modelo de lenguaje. Sus respuestas, resúmenes, cálculos y sugerencias PUEDEN CONTENER ERRORES U OMISIONES. Se proporcionan a título indicativo y no constituyen asesoramiento jurídico, contable, fiscal ni en relaciones laborales. La Organización sigue siendo la única responsable de verificar los datos antes de emplearlos para una prenómina, una nómina, una declaración, un informe a un comité paritario o cualquier decisión que afecte a un empleado. Lo que da fe son las pantallas y los registros del Servicio, nunca el texto de una conversación.

6.6 Uso aceptable del asistente. Además de los compromisos previstos en el artículo «Uso aceptable», usted se compromete a no emplear el asistente para intentar eludir los permisos del Servicio, para extraer datos de forma masiva, para producir contenidos ilícitos, engañosos o difamatorios, ni para automatizar solicitudes por un medio distinto de las interfaces previstas a tal efecto.

6.7 Tratamiento por un proveedor tercero. El texto de las conversaciones, así como la parte del expediente necesaria para responderlas, se transmiten a un proveedor de modelo de lenguaje que actúa como prestador de servicios por nuestra cuenta, bajo acuerdo escrito, y ese tratamiento se realiza fuera de Quebec. La Política de privacidad describe esa transferencia y las medidas que la enmarcan.

6.8 Disponibilidad. El asistente depende de servicios de terceros. Su indisponibilidad temporal no constituye un incumplimiento del Servicio en el sentido del artículo sobre disponibilidad y soporte, y no da derecho a ningún crédito ni reducción de la suscripción.

7.1 Naturaleza. El uso del asistente consume unidades llamadas «tokens». Los tokens no son una moneda y no tienen valor pecuniario fuera del Servicio: no pueden revenderse, convertirse en dinero ni cederse a un tercero ajeno al Servicio. En cambio, pueden REGALARSE a otro usuario del Servicio, en las condiciones del artículo 7.10.

7.2 Una cartera por persona. Cada usuario dispone de su propia cartera de tokens: tanto el Titular como los perfiles de Administrador, Supervisor y Empleado. Los tokens no se contabilizan ni por Organización ni por cuenta de facturación. Una persona inscrita en varias Organizaciones tiene una sola cartera, que gasta desde cada una de ellas. Como el asistente actúa con los permisos de la persona que le habla, es una herramienta personal, y su gasto sigue a la persona.

7.3 Lote de bienvenida. Al abrirse una cuenta, se acreditan por única vez 250 000 tokens, a título gratuito, en la cartera del Titular. Corresponde a este regalar algunos a sus colaboradores si así lo desea (artículo 7.10).

7.4 Venta. Los tokens se compran por paquetes, con independencia de la suscripción mensual: no se añaden ni al cargo fijo de acceso al Servicio, ni al importe variable por Usuario Activo, ni al precio de los módulos de cumplimiento. La compra está abierta a cualquier usuario, y cada uno paga con su propio medio de pago; no está reservada al Titular. Solo el Titular no puede comprar durante el período de prueba gratuito, por habérsele entregado ya el lote de bienvenida. Los precios se expresan en dólares canadienses, sin los impuestos aplicables. Puede aplicarse un descuento por volumen según la cantidad comprada en una misma transacción, y el número de paquetes por transacción está limitado.

7.5 Ausencia de caducidad. Los tokens no caducan: cada compra y cada concesión constituye un lote que sigue siendo válido mientras la cuenta esté abierta. Los débitos se imputan a los lotes abiertos del más antiguo al más reciente.

7.6 Ausencia de reembolso, y recuperación. Los tokens comprados no son reembolsables, salvo en la medida en que lo exija la ley aplicable. Cuando, no obstante, se reembolsa un pago, o este se impugna ante el emisor del medio de pago, los tokens correspondientes se recuperan; si ya se han gastado, la cartera queda en deuda por ese importe, y ese saldo negativo se imputa a la compra siguiente.

7.7 Cómputo y descubierto. El coste de una interacción solo se conoce una vez producida la respuesta. El asistente se niega a iniciar una nueva interacción cuando la cartera está agotada, pero una interacción ya iniciada se lleva a término, lo que puede dejar el saldo ligeramente por debajo de cero; ese descubierto se enjuga con la compra siguiente. El libro mayor de tokens, llevado solo por adición, da fe del cómputo entre las partes salvo prueba en contrario. Toda impugnación debe comunicársenos por escrito dentro de los treinta (30) días siguientes a la transacción de que se trate.

7.8 Recarga automática. El Titular puede activar una recarga automática: cuando su cartera desciende por debajo de un umbral que él determina, se compra un paquete con el medio de pago registrado. Esta función está DESACTIVADA POR DEFECTO, solo puede activarse una vez terminado el período de prueba, y da lugar a un solo intento por hora. El rechazo del medio de pago, o su ausencia, desactiva la recarga; el Titular es avisado.

7.9 Agotamiento. Una cartera agotada suspende el asistente para esa persona, y nada más: las demás funciones del Servicio siguen accesibles y la suscripción continúa sin cambios.

7.10 Regalos entre usuarios. Un usuario puede regalar tokens de su cartera a otro usuario del Servicio, desde la mensajería, siempre que el destinatario participe en la conversación. El regalo comporta un número mínimo de tokens, no puede exceder el saldo disponible, y surte efecto INMEDIATAMENTE: no hay nada que aceptar, y el gesto no puede revocarse. Así es, en particular, como un empleador equipa a sus equipos.

7.11 Fin del empleo y resolución. La desactivación de una ficha por una Organización no hace que la persona pierda ni sus tokens ni el acceso a su cartera: conserva un acceso restringido que le permite consultar su saldo y regalar tokens, y sus tokens vuelven a ser gastables si se incorpora a una Organización. En cambio, al resolverse una cuenta, los tokens no utilizados de las carteras que dependen de ella se pierden sin contrapartida.

Al utilizar nuestros servicios, usted se compromete a no:

• eludir o intentar eludir las medidas de seguridad de la plataforma;
• utilizar el servicio con fines ilícitos o para vulnerar los derechos de un tercero;
• aplicar ingeniería inversa, descompilar o copiar el software, salvo en la medida permitida por la ley;
• sobrecargar deliberadamente nuestra infraestructura o intentar acceder a datos que no le pertenecen;
• revender o redistribuir el acceso al servicio sin nuestra autorización por escrito.

La plataforma, su código, su interfaz, sus marcas y sus contenidos siguen siendo propiedad exclusiva de Clic Horaire o de sus licenciantes. Estas Condiciones solo le otorgan un derecho de uso limitado, no exclusivo e intransferible del servicio durante la vigencia de su suscripción.

Los datos que usted carga o genera dentro de la plataforma (horarios, asistencia, decretos configurados) siguen siendo propiedad suya o de su organización.

En la prestación del servicio, Clic Horaire puede tratar información personal de sus empleados (horarios, asistencia, datos de prenómina) en calidad de encargado del tratamiento, de acuerdo con nuestra Política de privacidad y, cuando corresponda, con un acuerdo de tratamiento de datos celebrado con su organización. Como responsable del tratamiento, usted sigue siendo responsable de la licitud de la recopilación y la comunicación de esta información.

La aplicación móvil puede pedir a un empleado que confirme su identidad antes de registrar un marcaje, mediante los dispositivos de su propio aparato (Face ID, Touch ID, huella o código de desbloqueo). Esta función es FACULTATIVA y se configura desde el perfil del empleado.

Clic Horaire no recopila, no transmite, no trata ni conserva ningún dato biométrico. La verificación la realiza localmente el sistema operativo del dispositivo, dentro de su chip seguro; la aplicación solo recibe un veredicto (identidad confirmada o no). No se constituye ningún banco de datos biométricos, ni por Clic Horaire ni por cuenta del cliente.

El cliente sigue siendo responsable del uso que hace de esta función con su personal: información a los empleados, carácter facultativo, respeto de los convenios colectivos aplicables y de toda obligación que le incumba en virtud de la Ley 25 y de la Ley sobre el marco jurídico de las tecnologías de la información. Clic Horaire no presta ninguna asesoría jurídica al respecto.

Un dispositivo sin sensor o sin bloqueo de pantalla nunca impide a un empleado marcar: la función queda entonces sin efecto y el marcaje se registra normalmente.

La plataforma permite a un empleado incorporar él mismo documentos a su expediente laboral (tarjeta de competencia, licencia, documento de identidad u otro documento), acompañados de una nota dirigida a su dirección. El contenido depositado corresponde al cliente, que sigue siendo responsable de él como de cualquier otro documento del expediente.

Estos depósitos están sujetos a límites de uso razonable destinados a prevenir abusos y proteger la infraestructura: un número máximo de depósitos por día y en total por empleado, un tamaño máximo por archivo y un espacio máximo por expediente. Dichos límites son más estrictos durante el período de prueba gratuita. Están fijados en un nivel que un uso normal no alcanza y pueden ajustarse; se informa al cliente cuando un ajuste le concierne.

Clic Horaire puede rechazar, retirar o limitar todo depósito manifiestamente ajeno a la finalidad del servicio, así como suspender esta función para una cuenta que haga de ella un uso abusivo o automatizado, conforme a la sección sobre uso aceptable.

La plataforma permite firmar electrónicamente un documento en PDF, ya sea por un empleado del cliente o por una persona ajena a su organización. Clic Horaire actúa como tercero técnico: la solicitud se envía mediante un enlace de un solo uso, la huella SHA-256 del documento se fija al enviarlo y se verifica de nuevo antes del sellado, y el documento sellado lleva una página de certificación que indica el trazo del firmante, la huella del original, la dirección IP de la solicitud y la marca temporal UTC del servidor.

13.1 Alcance de la certificación. La certificación producida por Clic Horaire se refiere AL ACTO DE FIRMAR y A LA INTEGRIDAD DEL DOCUMENTO presentado al firmante. No se refiere al CONTENIDO del documento, ni a su licitud, ni a su oponibilidad, ni a la capacidad jurídica del firmante. El cliente sigue siendo el único responsable de lo que hace firmar, de la elección de los destinatarios, del momento del envío y de las consecuencias que de ello extraiga, en particular conforme a las leyes laborales aplicables y a todo convenio colectivo o decreto que le obligue.

13.2 Contenido de los documentos. El cliente garantiza que posee los derechos y las autorizaciones necesarias respecto de los documentos que carga y hace firmar, y que no incluye en ellos ninguna información cuya recopilación le esté prohibida. Clic Horaire no lee, no indexa ni analiza el contenido de los documentos: los pone a disposición del firmante designado, los sella y los conserva por cuenta del cliente. El cliente responde de ese contenido como de cualquier otro documento del expediente laboral.

13.3 Rechazo de la firma y versión en papel. El firmante puede rechazar la firma, indicando un motivo. Cuando ese motivo es la solicitud de una VERSIÓN EN PAPEL, se trata del ejercicio del derecho previsto en el artículo 29 de la Ley sobre el marco jurídico de las tecnologías de la información: nadie está obligado a aceptar un documento en un soporte distinto del papel. Corresponde entonces al cliente entregar la versión en papel y hacerla firmar a mano. Un rechazo es definitivo; retomar el trámite supone enviar una nueva solicitud.

13.4 Código de acceso. El cliente puede proteger una solicitud con un código de acceso. Ese código se almacena cifrado mediante una función de hash y nunca puede consultarse, ni siquiera por el propio cliente: le corresponde comunicarlo al firmante por un canal distinto del correo que lleva el enlace, y conservarlo el tiempo necesario. Un código perdido se sustituye enviando una nueva solicitud.

13.5 Verificación por un tercero. Un documento sellado puede ser verificado por cualquier persona que lo posea, mediante su huella, sin cuenta ni identificación. El documento mismo nunca se transmite a Clic Horaire durante esa verificación: solo su huella. La respuesta se limita a confirmar lo que ya figura en la página de certificación del documento presentado.

13.6 Conservación. Las solicitudes de firma, los documentos sellados y el rastro de eventos siguen los plazos de conservación aplicables a los documentos del expediente laboral, tal como se describe en nuestra Política de privacidad. La eliminación de una solicitud es una eliminación lógica: la prueba permanece, conforme a las obligaciones de conservación del cliente.

Empleamos esfuerzos comercialmente razonables para que el servicio esté disponible de forma continua, sin garantizar un funcionamiento ininterrumpido ni libre de errores. Pueden producirse interrupciones por mantenimiento planificado, con aviso previo cuando sea razonablemente posible.

En la medida permitida por la ley, Clic Horaire no será responsable de daños indirectos, incidentales, especiales o consecuentes derivados del uso o de la imposibilidad de usar el servicio. Nuestra responsabilidad total frente a usted, por cualquier causa, no superará los importes que usted haya pagado por el servicio durante los doce (12) meses anteriores al hecho que dio origen a la reclamación.

Nada en estas Condiciones pretende excluir ni limitar una responsabilidad que no pueda excluirse ni limitarse en virtud de la legislación aplicable de Quebec.

Usted se compromete a indemnizar y mantener indemne a Clic Horaire frente a cualquier reclamación, pérdida o gasto razonable derivado del incumplimiento de estas Condiciones o de un uso del servicio contrario a la ley.

Puede cancelar su suscripción en cualquier momento, de acuerdo con las condiciones indicadas en la página de Precios o en su contrato de servicio. Podemos suspender o cancelar su acceso en caso de incumplimiento sustancial de estas Condiciones, con un aviso razonable cuando las circunstancias lo permitan.

Tras la terminación, podrá exportar sus datos durante un período razonable, transcurrido el cual podrán eliminarse de acuerdo con nuestra política de conservación.

Estas Condiciones se rigen por las leyes de la provincia de Quebec y por las leyes federales de Canadá aplicables, sin tener en cuenta los principios de conflicto de leyes. Todo litigio se someterá a la jurisdicción exclusiva de los tribunales del distrito judicial donde Clic Horaire tenga su domicilio social.

Podemos modificar estas Condiciones periódicamente. Todo cambio sustancial se anunciará en esta página, junto con la actualización de la fecha indicada más arriba. El uso continuado del servicio tras la entrada en vigor de los cambios constituye la aceptación de dichos cambios.