Conditions d'utilisation

Les présentes conditions d'utilisation (les « Conditions ») régissent l'accès et l'utilisation du site web et de la plateforme de prépaie et de gestion des horaires exploités par Clic Horaire inc. (« Clic Horaire », « nous »). En accédant au site ou en utilisant nos services, vous acceptez d'être lié par les présentes Conditions ainsi que par notre Politique de confidentialité.

Si vous utilisez nos services au nom d'une organisation, vous déclarez avoir l'autorité nécessaire pour lier cette organisation aux présentes Conditions.

Clic Horaire fournit une plateforme logicielle permettant de configurer des décrets et normes du travail (CCQ, CPEEP, LNT, CNESST, entre autres), de gérer les horaires et le pointage géolocalisé, de générer une piste d'audit forensique et d'exporter des données vers des logiciels de paie tiers (Nethris, Employeur D). Le service est fourni « tel quel » et peut évoluer avec le temps.

• Vous devez avoir au moins 18 ans et la capacité juridique de contracter pour créer un compte.
• Vous êtes responsable de la confidentialité de vos identifiants et de toute activité effectuée sous votre compte.
• Vous vous engagez à nous fournir des renseignements exacts et à jour lors de la création et de la gestion de votre compte.

L'accès à certaines fonctionnalités est offert sous forme d'abonnement payant, selon les modalités décrites à la page Tarifs au moment de la souscription et à l'article 5 des présentes Conditions. Sauf indication contraire, les frais sont facturés d'avance et ne sont pas remboursables. Une période d'essai peut être offerte à notre discrétion; elle se termine automatiquement à la date indiquée, sauf annulation préalable.

Nous nous réservons le droit de modifier nos tarifs moyennant un préavis raisonnable, lequel ne s'appliquera pas rétroactivement à une période déjà facturée.

5.1 Principe de facturation au réel. Le Service est facturé sur une base mensuelle récurrente. La facture comprend un frais fixe mensuel d'accès au Service (le socle LNT), exigible par compte quelle que soit sa taille, auquel s'ajoutent un montant variable calculé en fonction du nombre d'Utilisateurs Actifs enregistrés dans le compte durant le cycle de facturation courant et, le cas échéant, le prix fixe des modules de conformité sectoriels optionnels souscrits. Sont susceptibles d'être facturés les profils de type Employé, Superviseur et Administrateur, au même tarif; le tarif par Utilisateur Actif est dégressif et s'applique par tranches marginales, à la manière des paliers d'imposition : chaque Utilisateur Actif est facturé au taux de la tranche dans laquelle il se situe, et non l'ensemble des Utilisateurs Actifs au taux d'une tranche unique. Une même personne (le même compte de connexion) inscrite dans plusieurs Organisations du compte ne compte que pour UN (1) SEUL Utilisateur Actif par cycle, quelle que soit l'Organisation où son activité a eu lieu; seules les fiches sans compte de connexion, qu'aucun identifiant ne permet de relier d'une Organisation à l'autre, sont comptées par Organisation. Le titulaire du compte (le premier Administrateur, celui qui gère la facturation) n'est jamais facturé pour son propre siège. Le nombre de profils de type Administrateur n'est pas limité. Les modules de conformité sont facturés à prix fixe par compte, quel que soit le nombre d'Utilisateurs Actifs et quel que soit le nombre d'Organisations qui y sont rattachées. Aucuns frais d'implantation, d'installation ou de configuration ne sont exigés, et aucun montant minimal de facturation n'est appliqué.

5.2 Définition d'un Utilisateur Actif. La règle tient en une phrase : TOUTE ÉCRITURE REND ACTIF; LA CONSULTATION RESTE GRATUITE. Est considéré comme un « Utilisateur Actif » pour un cycle de facturation mensuel donné, tout profil d'employé, de membre du personnel, de superviseur ou de sous-traitant inscrit dans l'Organisation pour lequel au moins une (1) des actions ou conditions suivantes est constatée au cours dudit cycle :

• Planification d'horaire : un ou plusieurs quarts de travail ont été créés ou assignés pour ce profil dans le module de gestion des horaires, ou une absence (congé, maladie, vacances) y a été consignée, que le profil en soit le sujet ou l'auteur : être planifié rend actif, et planifier autrui aussi;
• Enregistrement du temps : au moins un pointage d'entrée/sortie (GPS, horodateur mobile) ou une feuille de temps a été généré, modifié ou soumis pour ce profil;
• Toute autre écriture effectuée depuis ce profil dans un module du Service, telle que consignée à la piste d'audit : dépôt ou diffusion d'un document, signature électronique, demande de congé, saisie de disponibilités, échange ou libération de quart, candidature à un quart affiché, création ou modification d'une fiche, d'un projet ou d'un client, génération d'un export ou d'un rapport, ou toute opération équivalente;
• Usage soutenu de la messagerie : plus de dix (10) actions de messagerie ont été effectuées par cette personne au cours du cycle. Constituent une action de messagerie l'envoi d'un message, la modification d'un message et l'ajout d'une réaction. Les dix premières actions de chaque cycle sont gratuites et ne rendent jamais un profil actif : un employé peut ainsi joindre son employeur sans être facturé. L'enveloppe se compte PAR PERSONNE, toutes Organisations du compte confondues, et le décompte repart à zéro au premier jour de chaque cycle. L'accusé de réception d'une consigne urgente demandé par l'employeur, la réception et la lecture de messages ne sont jamais comptés.

5.2.1 Messagerie entre entreprises. Lorsque deux organisations sont reliées par un lien inter-entreprises (donneur d'ordre et sous-traitant), les actions de messagerie échangées dans les fils communs sont comptées DU CÔTÉ DE CELUI QUI ÉCRIT, dans le compte auquel il est rattaché. Les personnes de l'entreprise d'en face ne deviennent jamais des Utilisateurs Actifs de votre compte et ne vous sont jamais facturées, quel que soit le volume de leurs envois. L'enveloppe gratuite de dix (10) actions par cycle demeure comptée par personne, toutes Organisations de votre compte confondues, qu'il s'agisse d'un fil interne ou d'un fil du lien.

La CONSULTATION, elle, ne rend jamais un profil facturable : la simple connexion à l'application web ou mobile, la consultation de son horaire, de ses feuilles de temps ou de son dossier, la lecture de messages et de notifications, ainsi que la gestion de son propre compte (photo, préférences, mot de passe, adresse courriel) ne font PAS d'un profil un Utilisateur Actif. Par ailleurs, une écriture demeure constatée pour le cycle où elle a eu lieu même si l'élément créé est par la suite modifié, annulé ou mis à la corbeille : supprimer ses quarts avant la fin du mois n'efface pas l'usage qui en a été fait.

5.3 Exclusion des profils inactifs. Tout profil ne cumulant aucune des actions énoncées à l'article 5.2 au cours de l'ensemble du cycle de facturation n'est pas facturé pour cette période et peut être placé au statut d'inactif temporaire, selon les réglages du compte. Aucun frais variable par utilisateur ne sera facturé à l'Organisation pour les profils inactifs durant le cycle concerné, et aucune intervention manuelle (suppression ou archivage du profil) n'est requise de la part de l'Organisation. Le profil inactif temporaire demeure inscrit dans l'Organisation et conserve l'intégralité de ses données (historique, horaires, paramètres); il retrouve automatiquement le statut d'Utilisateur Actif dès qu'une action visée à l'article 5.2 est de nouveau constatée, sans démarche ni frais de réactivation.

5.4 Registre du système et contestation. Le nombre d'Utilisateurs Actifs est calculé de façon automatisée à la fin de chaque cycle de facturation à partir des journaux d'activité du système (quarts de travail, absences, pointages, feuilles de temps, piste d'audit des écritures et compteur d'actions de messagerie), lesquels font foi du décompte entre les parties, sous réserve de preuve contraire. Toute contestation du nombre d'Utilisateurs Actifs facturé doit être transmise par écrit dans les trente (30) jours suivant la date d'émission de la facture concernée; nous fournirons alors, sur demande, un sommaire du décompte permettant d'en vérifier l'exactitude.

6.1 Ce qu'il est. Le Service comprend un assistant conversationnel désigné « Charlie », qui exécute dans l'application des opérations demandées en langage courant, par écrit ou par la voix. Son usage est facultatif : il peut être désactivé par un administrateur pour une personne, pour une Organisation, ou pour l'ensemble du compte.

6.2 Droits d'accès. L'assistant ne dispose d'AUCUN droit propre. Chaque opération qu'il exécute rejoue une opération de l'application avec les droits du compte de l'utilisateur connecté, et se voit opposer exactement les mêmes refus. Il ne donne accès à aucun renseignement que cet utilisateur ne pourrait obtenir lui-même par les écrans du Service.

6.3 Confirmation, réversibilité et traçabilité. Toute opération d'écriture est suspendue jusqu'à une confirmation explicite de l'utilisateur à l'écran. L'assistant ne procède à aucune suppression définitive. Chaque opération exécutée dans une conversation est inscrite à la piste d'audit au nom de l'utilisateur, avec la mention « via l'assistant ».

6.4 Gouvernance par l'Organisation. L'administrateur détermine, par personne et par rôle : l'autorisation d'employer l'assistant, les surfaces de données qu'il peut consulter (les « portées »), le plafond mensuel d'utilisation, et l'exigence d'un mot de passe à l'ouverture de l'assistant ou avant chaque écriture. Ces réglages n'élargissent jamais les droits d'un utilisateur : ils ne font que les restreindre au sein de l'assistant.

6.5 ABSENCE DE GARANTIE SUR LES RÉPONSES. L'assistant s'appuie sur un modèle de langage. Ses réponses, résumés, calculs et suggestions PEUVENT COMPORTER DES ERREURS OU DES OMISSIONS. Ils sont fournis à titre indicatif et ne constituent ni un avis juridique, ni un avis comptable ou fiscal, ni un conseil en relations du travail. L'Organisation demeure seule responsable de vérifier les données avant de les employer aux fins d'une prépaie, d'une paie, d'une déclaration, d'un rapport à un comité paritaire ou de toute décision touchant un salarié. Ce sont les écrans et les registres du Service qui font foi, jamais le texte d'une conversation.

6.6 Usage acceptable de l'assistant. En plus des engagements prévus à l'article « Utilisation acceptable », vous vous engagez à ne pas employer l'assistant pour tenter de contourner les permissions du Service, pour extraire massivement des données, pour produire un contenu illicite, trompeur ou diffamatoire, ni pour automatiser des requêtes par un moyen autre que les interfaces prévues à cette fin.

6.7 Traitement par un fournisseur tiers. Le texte des conversations, ainsi que la portion de dossier nécessaire pour y répondre, sont transmis à un fournisseur de modèle de langage agissant comme prestataire de services pour notre compte, sous entente écrite, et ce traitement a lieu hors du Québec. La Politique de confidentialité décrit ce transfert et les mesures qui l'encadrent.

6.8 Disponibilité. L'assistant dépend de services tiers. Son indisponibilité temporaire ne constitue pas un défaut du Service au sens de l'article sur la disponibilité et le soutien, et n'ouvre droit à aucun crédit ni à aucune réduction de l'abonnement.

7.1 Nature. L'usage de l'assistant consomme des unités appelées « jetons ». Les jetons ne sont pas une monnaie et ne portent aucune valeur pécuniaire hors du Service : ils ne peuvent être ni revendus, ni convertis en argent, ni cédés à un tiers étranger au Service. Ils peuvent en revanche être DONNÉS à un autre utilisateur du Service, dans les conditions de l'article 7.10.

7.2 Un portefeuille par personne. Chaque utilisateur dispose de son propre portefeuille de jetons : le Titulaire comme les profils Administrateur, Superviseur et Employé. Les jetons ne sont comptés ni par Organisation, ni par compte de facturation. Une personne inscrite à plusieurs Organisations n'a qu'un seul portefeuille, qu'elle dépense depuis chacune d'elles. L'assistant agissant avec les permissions de la personne qui lui parle, c'est un outil personnel, et sa dépense suit la personne.

7.3 Lot de bienvenue. À l'ouverture d'un compte, 250 000 jetons sont crédités une seule fois, à titre gracieux, dans le portefeuille du Titulaire. Il lui appartient d'en donner à ses collaborateurs s'il le souhaite (article 7.10).

7.4 Vente. Les jetons s'achètent par packs, indépendamment de l'abonnement mensuel : ils ne s'ajoutent ni au frais fixe d'accès au Service, ni au montant variable par Utilisateur Actif, ni au prix des modules de conformité. L'achat est ouvert à tout utilisateur, chacun payant sur son propre moyen de paiement; il n'est pas réservé au Titulaire. Seul le Titulaire ne peut acheter pendant la période d'essai gratuit, le lot de bienvenue lui ayant déjà été remis. Les prix sont libellés en dollars canadiens, hors taxes applicables. Une remise de volume peut s'appliquer selon la quantité achetée en une même transaction, et le nombre de packs par transaction est plafonné.

7.5 Absence d'échéance. Les jetons n'expirent pas : chaque achat et chaque octroi constitue un lot qui demeure valable tant que le compte est ouvert. Les débits s'imputent aux lots ouverts du plus ancien au plus récent.

7.6 Absence de remboursement, et reprise. Les jetons achetés ne sont pas remboursables, sauf dans la mesure où la loi applicable l'exige. Lorsqu'un paiement est néanmoins remboursé, ou qu'il est contesté auprès de l'émetteur du moyen de paiement, les jetons correspondants sont repris; s'ils ont déjà été dépensés, le portefeuille devient débiteur d'autant, et ce solde négatif s'impute sur l'achat suivant.

7.7 Décompte et découvert. Le coût d'une interaction n'est connu qu'une fois la réponse produite. L'assistant refuse d'entamer une nouvelle interaction lorsque le portefeuille est épuisé, mais une interaction déjà entamée est menée à terme, ce qui peut porter le solde légèrement sous zéro; ce découvert est épongé par l'achat suivant. Le grand livre des jetons, tenu en ajout seul, fait foi du décompte entre les parties sous réserve de preuve contraire. Toute contestation doit nous être transmise par écrit dans les trente (30) jours suivant la transaction concernée.

7.8 Recharge automatique. Le Titulaire peut activer une recharge automatique : lorsque son portefeuille descend sous un seuil qu'il détermine, un pack est acheté sur le moyen de paiement enregistré. Cette fonction est DÉSACTIVÉE PAR DÉFAUT, ne peut être activée qu'une fois la période d'essai terminée, et ne donne lieu qu'à une tentative par heure. Le refus du moyen de paiement, ou son absence, désactive la recharge; le Titulaire en est avisé.

7.9 Épuisement. Un portefeuille épuisé suspend l'assistant pour cette personne, et rien d'autre : les autres fonctions du Service demeurent accessibles et l'abonnement se poursuit inchangé.

7.10 Dons entre utilisateurs. Un utilisateur peut donner des jetons de son portefeuille à un autre utilisateur du Service, depuis la messagerie, à condition que le destinataire participe à la conversation. Le don porte un nombre minimal de jetons, ne peut excéder le solde disponible, et prend effet IMMÉDIATEMENT : il n'y a rien à accepter, et le geste ne peut être repris. C'est notamment ainsi qu'un employeur équipe ses équipes.

7.11 Fin d'emploi et résiliation. La désactivation d'une fiche par une Organisation ne fait perdre à la personne ni ses jetons ni l'accès à son portefeuille : elle conserve un accès restreint lui permettant d'en consulter le solde et d'en donner, et ses jetons redeviennent dépensables si elle rejoint une Organisation. En revanche, à la résiliation d'un compte, les jetons non utilisés des portefeuilles qui en dépendent sont perdus sans contrepartie.

En utilisant nos services, vous vous engagez à ne pas :

• contourner ou tenter de contourner les mesures de sécurité de la plateforme;
• utiliser le service à des fins illégales ou pour enfreindre les droits d'un tiers;
• procéder à de la rétro-ingénierie, décompiler ou copier le logiciel, sauf dans la mesure permise par la loi;
• surcharger volontairement notre infrastructure ou tenter d'accéder à des données ne vous appartenant pas;
• revendre ou redistribuer l'accès au service sans notre autorisation écrite.

La plateforme, son code, son interface, ses marques et son contenu demeurent la propriété exclusive de Clic Horaire ou de ses concédants de licence. Les présentes Conditions ne vous accordent qu'un droit d'utilisation limité, non exclusif et non transférable du service, pour la durée de votre abonnement.

Les données que vous téléversez ou générez dans la plateforme (horaires, présences, décrets configurés) demeurent votre propriété ou celle de votre organisation.

Dans le cadre de la prestation du service, Clic Horaire peut traiter des renseignements personnels concernant vos employés (horaires, présences, données de prépaie) à titre de sous-traitant, conformément à notre Politique de confidentialité et, le cas échéant, à une entente de traitement des données conclue avec votre organisation. Vous demeurez responsable, à titre de responsable du traitement, de la licéité de la collecte et de la communication de ces renseignements.

L'application mobile peut demander à un salarié de confirmer son identité avant d'enregistrer un pointage, au moyen des dispositifs de son propre appareil (Face ID, Touch ID, empreinte ou code de déverrouillage). Cette fonction est FACULTATIVE et se règle depuis le profil du salarié.

Clic Horaire ne recueille, ne transmet, ne traite ni ne conserve aucune donnée biométrique. La vérification est effectuée localement par le système d'exploitation de l'appareil, à l'intérieur de sa puce sécurisée; l'application ne reçoit qu'un verdict (identité confirmée ou non). Aucune banque de données biométriques n'est constituée, ni par Clic Horaire ni pour le compte du client.

Le client demeure responsable de l'usage qu'il fait de cette fonction auprès de son personnel : information des salariés, caractère facultatif, respect des conventions collectives applicables et de toute obligation qui lui incombe en vertu de la Loi 25 et de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information. Clic Horaire ne fournit aucun avis juridique à cet égard.

Un appareil dépourvu de capteur ou de verrou d'écran n'empêche jamais un salarié de pointer : la fonction est alors sans effet, et le pointage est enregistré normalement.

La plateforme permet à un salarié de verser lui-même des pièces à son dossier d'emploi (carte de compétence, permis, pièce d'identité, autre document), accompagnées d'une note destinée à son encadrement. Le contenu déposé relève du client, qui en demeure responsable comme de toute autre pièce du dossier.

Ces dépôts sont soumis à des plafonds d'usage raisonnable, destinés à prévenir les abus et à protéger l'infrastructure : un nombre maximal de dépôts par jour et au total par salarié, une taille maximale par fichier et un espace maximal par dossier. Ces plafonds sont plus stricts pendant la période d'essai gratuite. Ils sont fixés à un niveau qu'un usage normal ne rencontre pas, et peuvent être ajustés; le client en est informé lorsqu'un ajustement le concerne.

Clic Horaire peut refuser, retirer ou plafonner tout dépôt manifestement étranger à la finalité du service, ainsi que suspendre cette fonction pour un compte qui en ferait un usage abusif ou automatisé, conformément à la section sur l'utilisation acceptable.

La plateforme permet de faire signer électroniquement une pièce en format PDF, par un salarié du client ou par une personne extérieure à son organisation. Clic Horaire agit comme tiers technique : la demande est envoyée par un lien à usage unique, l'empreinte SHA-256 du document est figée à l'envoi puis vérifiée avant le scellement, et le document scellé porte une page d'attestation indiquant le tracé du signataire, l'empreinte de l'original, l'adresse IP de la requête et l'horodatage UTC du serveur.

13.1 Portée de l'attestation. L'attestation produite par Clic Horaire porte sur LE GESTE DE SIGNATURE et sur L'INTÉGRITÉ DU DOCUMENT présenté au signataire. Elle ne porte pas sur le CONTENU du document, sur sa licéité, sur son opposabilité ni sur la capacité juridique du signataire. Le client demeure seul responsable de ce qu'il fait signer, du choix des destinataires, du moment de l'envoi et des suites qu'il y donne, notamment au regard des lois du travail applicables et de toute convention collective ou décret qui le lie.

13.2 Contenu des pièces. Le client garantit qu'il détient les droits et les autorisations nécessaires à l'égard des pièces qu'il verse et fait signer, et qu'il n'y insère aucun renseignement dont la collecte lui serait interdite. Clic Horaire ne lit pas, n'indexe pas et n'analyse pas le contenu des pièces : il les met à disposition du signataire désigné, les scelle et les conserve pour le compte du client. Le client répond de ce contenu comme de toute autre pièce du dossier d'emploi.

13.3 Refus de signer et version papier. Le signataire peut refuser de signer, en indiquant un motif. Lorsque ce motif est la demande d'une VERSION PAPIER, il s'agit de l'exercice du droit prévu à l'article 29 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information : nul n'est tenu d'accepter de recevoir un document sur un autre support que le papier. Il appartient alors au client de remettre la version papier et de la faire signer à la main. Un refus est définitif; reprendre suppose l'envoi d'une nouvelle demande.

13.4 Code d'accès. Le client peut protéger une demande par un code d'accès. Ce code est haché et n'est jamais consultable, y compris par le client lui-même : il lui appartient de le transmettre au signataire par un canal distinct du courriel qui porte le lien, et de le conserver le temps utile. Un code perdu se remplace en envoyant une nouvelle demande.

13.5 Vérification par un tiers. Un document scellé peut être vérifié par toute personne qui le détient, au moyen de son empreinte, sans compte ni identification. Le document lui-même n'est jamais transmis à Clic Horaire lors de cette vérification : seule son empreinte l'est. La réponse se limite à confirmer ce qui figure déjà sur la page d'attestation du document présenté.

13.6 Conservation. Les demandes de signature, les documents scellés et la piste des événements suivent les durées de conservation applicables aux pièces du dossier d'emploi, telles que décrites dans notre Politique de confidentialité. La suppression d'une demande est une suppression douce : la preuve demeure, conformément aux obligations de conservation du client.

Nous déployons des efforts commercialement raisonnables pour assurer la disponibilité continue du service, sans toutefois garantir un fonctionnement ininterrompu ou exempt d'erreurs. Des interruptions planifiées pour maintenance peuvent survenir, avec préavis lorsque cela est raisonnablement possible.

Dans la mesure permise par la loi, Clic Horaire ne pourra être tenue responsable des dommages indirects, accessoires, spéciaux ou consécutifs découlant de l'utilisation ou de l'impossibilité d'utiliser le service. Notre responsabilité totale envers vous, pour quelque cause que ce soit, ne pourra excéder les sommes versées par vous pour le service au cours des douze (12) mois précédant l'événement à l'origine de la réclamation.

Rien dans les présentes Conditions ne vise à exclure ou à limiter une responsabilité qui ne peut être exclue ou limitée en vertu du droit québécois applicable.

Vous acceptez d'indemniser et de tenir Clic Horaire indemne de toute réclamation, perte ou dépense raisonnable découlant d'une violation des présentes Conditions ou d'une utilisation du service contraire à la loi.

Vous pouvez résilier votre abonnement en tout temps, conformément aux modalités prévues à la page Tarifs ou à votre entente de service. Nous pouvons suspendre ou résilier votre accès en cas de manquement important aux présentes Conditions, moyennant un préavis raisonnable lorsque les circonstances le permettent.

À la résiliation, vous pourrez exporter vos données pendant une période raisonnable, après quoi elles pourront être supprimées conformément à notre politique de conservation.

Les présentes Conditions sont régies par les lois de la province de Québec et les lois fédérales du Canada applicables, sans égard aux principes de conflits de lois. Tout litige sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux du district judiciaire où Clic Horaire a son siège social.

Nous pouvons modifier les présentes Conditions de temps à autre. Toute modification importante sera annoncée sur cette page, avec mise à jour de la date indiquée ci-dessus. Votre utilisation continue du service après l'entrée en vigueur des modifications vaut acceptation de celles-ci.