Política de privacidad

La presente Política de privacidad describe cómo Clic Horaire inc. (« Clic Horaire », « nosotros », « nuestro ») recopila, utiliza, comunica y protege la información personal de los visitantes de nuestro sitio web, de nuestros clientes y de los usuarios de nuestra plataforma de prenómina y gestión de horarios: tanto la aplicación web como las aplicaciones móviles Clic Horaire para iOS y Android, publicadas por Clic Horaire inc.

Está redactada conforme a la Ley sobre la protección de la información personal en el sector privado (RLRQ, c. P-39.1), modificada por la Ley 25, y a la Ley de protección de información personal y documentos electrónicos (PIPEDA) de Canadá, cuando corresponda.

Dos papeles distintos, y la distinción importa para saber a quién dirigirse:

• Para la información de nuestros VISITANTES y CLIENTES (solicitud de demostración, creación de cuenta, facturación, soporte), Clic Horaire es la empresa responsable en el sentido de la ley. Esta política se aplica íntegramente.
• Para la información de los EMPLEADOS de nuestros clientes (horarios, marcajes, hojas de tiempo, documentos del expediente), Clic Horaire actúa como prestador de servicios por cuenta del empleador: solo tratamos esa información siguiendo sus instrucciones y para prestarle el servicio. El empleador sigue siendo la empresa responsable. Un empleado que desee consultar, corregir o eliminar su expediente se dirige primero a su empleador; nosotros lo asistimos y podemos reorientarlo.

Conforme al artículo 3.1 de la Ley 25, la persona con la máxima autoridad dentro de Clic Horaire inc. ejerce la función de responsable de la protección de la información personal. Vela por el cumplimiento de esta política, atiende las solicitudes de acceso y rectificación, y lleva el registro de incidentes de confidencialidad.

Puede contactarla en todo momento en la dirección indicada en la sección « Contáctenos » más abajo, precisando el objeto de su solicitud. Acusamos recibo a la brevedad y respondemos dentro de los 30 días previstos por la ley.

Recopilamos las siguientes categorías de información:

• Información que usted proporciona directamente: nombre, correo electrónico profesional, número de teléfono, nombre de la organización, tamaño del equipo, idioma de correspondencia y el contenido de sus comunicaciones, en particular al completar nuestro formulario de demostración, crear una cuenta o escribirnos.
• Información técnica recopilada automáticamente: dirección IP, tipo de navegador, páginas consultadas, duración de la visita y datos de navegación, mediante cookies y herramientas analíticas (véase la sección sobre cookies).
• Información tratada por cuenta de nuestros clientes: identidad del empleado, número de empleado, datos de contacto, horarios, marcajes, hojas de tiempo, ausencias, documentos incorporados a su expediente laboral y, cuando el régimen aplicable lo exige, información sensible como el número de seguro social o la fecha de nacimiento. Esa información pertenece al expediente que lleva el empleador.
• Información de facturación: datos de facturación e historial de pagos. Los números de tarjeta de crédito son tratados directamente por nuestro procesador de pagos y nunca transitan por nuestros servidores.

Cuando un empleado marca desde la aplicación móvil, su ubicación puede registrarse para acreditar que se encontraba efectivamente en el lugar de trabajo. Ese registro obedece a tres reglas, y son técnicas, no solo declarativas:

• La ubicación se registra ÚNICAMENTE EN EL MOMENTO DEL MARCAJE: nunca de forma continua, nunca en segundo plano, nunca con la aplicación cerrada.
• El permiso de ubicación se solicita en el primer marcaje, no al abrir la aplicación. Si se deniega, el marcaje se envía igualmente: ningún marcaje se pierde ni se rechaza por falta de ubicación.
• La ubicación acompaña al marcaje en el expediente del empleador. Es el empleador quien decide activar las zonas de sitio y quien responde de ese uso ante sus empleados.

La aplicación móvil puede pedir a un empleado que confirme su identidad antes de marcar, mediante los dispositivos de su propio teléfono (Face ID, Touch ID, huella o el código de desbloqueo del aparato). Esta función es facultativa y se configura desde el perfil del empleado.

Clic Horaire no recopila, no transmite, no trata ni conserva NINGÚN dato biométrico:

• La verificación la realiza el sistema operativo del teléfono, dentro de su chip seguro (Secure Enclave en iOS, entorno de ejecución de confianza o chip Titan en Android).
• La huella, el rostro o cualquier plantilla biométrica nunca sale de ese chip: ni la aplicación, ni nuestros servidores, ni el empleador tienen acceso a ella.
• La aplicación solo recibe un veredicto -identidad confirmada o no- y registra un marcaje estrictamente idéntico a los demás.
• Por lo tanto, no existe ni en Clic Horaire ni en el empleador un banco de datos biométricos en el sentido de los artículos 44 y 45 de la Ley sobre el marco jurídico de las tecnologías de la información (RLRQ, c. C-1.1): no se constituye nada y no hay nada que declarar por ese concepto a la Commission d'accès à l'information.
• El repliegue mediante el código de desbloqueo del dispositivo siempre está disponible, y la ausencia de sensor nunca impide a un empleado marcar.

Esta descripción refleja el diseño del producto y no constituye una opinión jurídica. Cada empleador sigue siendo responsable del uso que hace de esta función con su personal, en particular de la información que le brinda y del carácter facultativo que le deja.

Cuando un empleador hace firmar electrónicamente un documento, se recopilan tres datos en el momento del acto, y por una sola razón: vincular la firma al documento, como exige el artículo 39 de la Ley sobre el marco jurídico de las tecnologías de la información.

• El trazo de la firma, tal como se dibuja con el dedo o el ratón. Es una imagen, nunca una medida biométrica: no se extrae de ella nada que permita comparar dos firmas automáticamente.
• La dirección IP de la solicitud de firma, registrada por el servidor y nunca declarada por el dispositivo.
• La marca temporal UTC del servidor y el navegador declarado.

Estos tres elementos se dibujan en la página de certificación añadida al documento firmado. Esa página indica también la huella SHA-256 del documento original, que permite a cualquiera verificar que nada se ha modificado desde entonces.

Lo que NO recopilamos en esa ocasión: ninguna geolocalización, ningún dato biométrico, ningún identificador de dispositivo. Solo se registra una dirección IP EN LA FIRMA: ni al abrir el enlace, ni en caso de rechazo, porque entonces no se sella ningún documento y no hay nada a lo que vincularla.

Un firmante puede rechazar la firma, indicando un motivo. En particular, puede pedir una VERSIÓN EN PAPEL: el artículo 29 de la misma ley prevé que nadie está obligado a aceptar un documento en un soporte distinto del papel. El rechazo se transmite al empleador, a quien corresponde darle curso.

Un documento firmado y sellado constituye una prueba: no se modifica ni se rectifica. Una corrección se hace produciendo una nueva versión y haciéndola firmar de nuevo, permaneciendo la anterior en el expediente. Los documentos sellados se conservan según los plazos descritos en la sección «Conservación y destrucción».

• Prestar, operar y mejorar la plataforma y sus funciones.
• Calcular y preparar los datos de prenómina, las exportaciones y los informes exigidos por los decretos y los comités paritarios.
• Responder a sus solicitudes de demostración, de información o de soporte técnico.
• Enviarle comunicaciones relacionadas con el servicio (avisos de seguridad, cambios importantes, facturas).
• Garantizar la seguridad de la plataforma y prevenir el fraude, los incidentes de seguridad y los usos no autorizados.
• Cumplir nuestras obligaciones legales, reglamentarias y fiscales.

Nunca utilizamos la información de los empleados de nuestros clientes con fines publicitarios, de perfilado comercial o de reventa. Solo sirve para prestar el servicio al empleador que nos la confió.

El consentimiento que solicitamos es manifiesto, libre, informado y otorgado para fines precisos. Se solicita por separado para cada finalidad que no sea necesaria para el servicio: las cookies analíticas, por ejemplo, permanecen desactivadas mientras usted no las acepte.

Puede retirar su consentimiento en todo momento y sin costo, escribiéndonos o -para las cookies- haciendo clic en « Gestionar las cookies » al pie de cada página. El retiro no tiene efecto retroactivo y puede, según la finalidad, impedir la continuación del servicio.

Los parámetros de confidencialidad de nuestros productos están configurados por defecto en el nivel de mayor confidencialidad, sin intervención de su parte, conforme al artículo 9.1 de la Ley 25.

La plataforma calcula automáticamente resultados a partir de las reglas de los decretos y los convenios: tiempo pagado, horas extras, primas, indemnizaciones de días feriados, elegibilidad para la permanencia, cotizaciones a los comités paritarios. Esos cálculos son PROPUESTAS sometidas a una persona: una hoja de tiempo es aprobada por un supervisor o un administrador antes de servir para cualquier cosa, y el empleador puede corregir cualquier valor, dejando cada corrección una huella en la pista de auditoría.

Si una decisión que le concierne se basara exclusivamente en un tratamiento automatizado, la ley le otorga el derecho a ser informado, a conocer la información utilizada, los principales factores y parámetros, y a presentar sus observaciones a una persona en condiciones de revisar la decisión. Dirija esa solicitud a su empleador, que es la empresa responsable de su expediente; a petición suya le proporcionamos el detalle del cálculo y su historial.

La plataforma incluye además un asistente conversacional («Charlie») que actúa a petición, en lenguaje corriente. No tiene NINGÚN derecho propio: cada acción que ejecuta repite una operación de la aplicación con los derechos de la cuenta de la persona conectada, y se le niega exactamente lo que se le negaría a esa persona. Por lo tanto nunca consulta información que ella misma no pudiera consultar, y no amplía el acceso de nadie.

Tres salvaguardas enmarcan su uso: toda escritura exige una confirmación explícita en pantalla antes de ejecutarse; ninguna eliminación definitiva es posible por esa vía; y cada acción figura en la pista de auditoría a nombre de la persona, con la mención «vía el asistente». La organización cliente puede restringir las superficies de datos que el asistente puede leer para un usuario dado, exigir una contraseña antes de cada acción, limitar su uso o desactivarlo por completo.

El texto de la conversación, y la parte del expediente necesaria para responderla, se transmiten a un proveedor de modelo de lenguaje que actúa como prestador de servicios por nuestra cuenta, bajo acuerdo escrito. Ese tratamiento se realiza fuera de Quebec: la sección «Alojamiento y comunicación fuera de Quebec» se le aplica íntegramente.

Nunca vendemos su información personal. Podemos comunicarla en las siguientes situaciones:

• A nuestros proveedores de servicios (alojamiento en la nube, almacenamiento de documentos, correo transaccional, procesamiento de pagos, analítica, modelo de lenguaje del asistente) que actúan por nuestra cuenta, únicamente para los fines acordados y bajo un acuerdo escrito con obligaciones de confidencialidad y seguridad.
• A su empleador o a la organización cliente, cuando la información se trata en el marco de la prestación del servicio.
• A los comités paritarios, a la CNESST o a la CCQ, cuando el empleador presenta una declaración o un informe que la ley o un decreto le imponen.
• A las autoridades competentes cuando la ley lo exige, o para proteger nuestros derechos, nuestra seguridad o los de un tercero.
• En el marco de una transacción comercial (fusión, adquisición, venta de activos), sujeta a un compromiso de confidencialidad equivalente y a la información previa prevista por la ley.

Nuestro sitio utiliza cookies esenciales para su funcionamiento, así como cookies analíticas que permiten comprender el uso del sitio y mejorar su contenido. Las cookies analíticas están desactivadas por defecto y solo se depositan tras su consentimiento, expresado mediante el aviso mostrado durante su visita.

Conforme al artículo 8.1 de la Ley 25, le informamos de que estas tecnologías permiten identificarlo, localizarlo o establecer un perfil, y de que puede desactivarlas: haga clic en « Gestionar las cookies » al pie de cada página, o configure su navegador para rechazarlas. La plataforma en sí solo utiliza cookies necesarias para el inicio de sesión y la seguridad.

Conservamos la información durante el tiempo necesario para los fines descritos en esta política, y al menos mientras lo exijan las obligaciones legales del empleador: la Ley de normas laborales impone, entre otras cosas, conservar el registro de horas y el sistema de nómina durante tres años, y algunos decretos exigen más.

Una vez cumplidos los fines y cuando ninguna obligación se opone, la información se destruye de forma segura o se anonimiza según criterios generalmente reconocidos cuando deseamos seguir usándola con fines estadísticos (artículo 23 de la Ley 25).

Al término de su suscripción, un cliente dispone de un plazo razonable para exportar sus datos. Transcurrido ese plazo, se destruyen conforme al acuerdo celebrado.

Una página dedicada, «Eliminar su cuenta y sus datos», explica quién puede solicitar una eliminación, por qué vía, qué se borra y qué nos obliga a conservar la ley pese a la solicitud. Es accesible desde el pie de página, sin iniciar sesión.

Aplicamos medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas adaptadas a la sensibilidad de la información tratada: cifrado en tránsito y en reposo, separación estricta entre organizaciones, registro inalterable de accesos y modificaciones, gestión de accesos según el principio de mínimo privilegio y copias de seguridad periódicas.

Como ningún método de transmisión o almacenamiento es seguro al 100 %, no podemos garantizar una seguridad absoluta. Nuestra página de Seguridad describe nuestras medidas en detalle.

Conforme a la ley quebequense y, en su caso, a las leyes aplicables en el resto de Canadá, usted dispone de los siguientes derechos:

• ACCESO: obtener confirmación de que tenemos información sobre usted, obtener su comunicación y conocer su procedencia.
• RECTIFICACIÓN: hacer corregir una información inexacta, incompleta o equívoca, o hacer suprimir aquella cuya recopilación no estaba autorizada.
• RETIRO DEL CONSENTIMIENTO: cesar un uso al que había consentido, sujeto a las obligaciones legales y contractuales subsistentes.
• PORTABILIDAD: recibir, en un formato tecnológico estructurado y de uso corriente, la información informatizada que nos proporcionó, o solicitar su comunicación a un tercero (artículo 27 de la Ley 25).
• DESINDEXACIÓN Y CESE DE DIFUSIÓN: en los casos previstos por la ley.
• QUEJA: dirigirse a la Commission d'accès à l'information du Québec si nuestra respuesta no le satisface.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escriba a nuestro responsable de la protección de la información personal (véase « Contáctenos »). Respondemos por escrito en un plazo de 30 días; toda negativa es motivada e indica los recursos posibles. Si su solicitud se refiere a su expediente laboral, la transmitimos a su empleador, que es el responsable, y lo asistimos para responderla.

Su información se aloja en servidores situados en Canadá, operados por proveedores de nube reconocidos.

Antes de cualquier comunicación de información personal fuera de Quebec, realizamos la evaluación de los factores relativos a la vida privada exigida por el artículo 17 de la Ley 25: nos aseguramos de que la información recibiría una protección adecuada, en particular a la luz de los principios de protección generalmente reconocidos, y la comunicación es objeto de un acuerdo escrito que la tiene en cuenta. De lo contrario, la comunicación no se realiza.

Llevamos un registro de incidentes de confidencialidad, conforme al artículo 3.8 de la Ley 25. En caso de incidente que presente un riesgo de perjuicio grave, tomamos sin demora las medidas razonables para reducir sus efectos y evitar que se repita, y avisamos con diligencia a la Commission d'accès à l'information y a las personas afectadas.

Cuando el incidente afecta a información que tratamos por cuenta de un cliente, se lo informamos sin demora para que pueda cumplir sus propias obligaciones de aviso, y le proporcionamos todo lo que necesita para hacerlo.

Nuestros servicios están dirigidos a las organizaciones y a su personal. Un empleador puede registrar en ellos el expediente de un empleado menor cuando la ley lo permite, incluido el consentimiento parental exigido por la Ley sobre la regulación del trabajo de los niños; esa información se trata entonces por su cuenta, con la misma protección que las demás. No recopilamos deliberadamente información de personas menores de 14 años a través de nuestros formularios públicos.

Podemos modificar esta política para reflejar la evolución de nuestras prácticas o de la legislación aplicable. Toda modificación importante se anuncia en esta página, con la actualización de la fecha indicada arriba, y se señala en la aplicación a los titulares de cuenta. Le invitamos a consultar esta página periódicamente.