Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité décrit comment Clic Horaire inc. (« Clic Horaire », « nous », « notre ») recueille, utilise, communique et protège les renseignements personnels des visiteurs de notre site web, de nos clients et des utilisateurs de notre plateforme de prépaie et de gestion des horaires : application web comme applications mobiles Clic Horaire pour iOS et Android, publiées par Clic Horaire inc.

Elle est rédigée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25, et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada, le cas échéant.

Deux rôles distincts, et la distinction compte pour savoir à qui s'adresser :

• Pour les renseignements de nos VISITEURS et de nos CLIENTS (création de compte, facturation, soutien), Clic Horaire est l'entreprise responsable au sens de la loi. Cette politique s'applique intégralement.
• Pour les renseignements des EMPLOYÉS de nos clients (horaires, pointages, feuilles de temps, documents du dossier), Clic Horaire agit comme prestataire de services pour le compte de l'employeur : nous ne traitons ces renseignements que sur son instruction et pour lui rendre le service. L'employeur demeure l'entreprise responsable. Un salarié qui souhaite consulter, corriger ou faire supprimer son dossier s'adresse d'abord à son employeur; nous l'assistons et pouvons le rediriger.

Conformément à l'article 3.1 de la Loi 25, la personne ayant la plus haute autorité au sein de Clic Horaire inc. exerce la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels. Elle veille au respect de la présente politique, traite les demandes d'accès et de rectification, et tient le registre des incidents de confidentialité.

Vous pouvez la joindre en tout temps à l'adresse indiquée à la section « Nous joindre » ci-dessous, en précisant l'objet de votre demande. Nous accusons réception dans les meilleurs délais et répondons au plus tard dans les 30 jours prévus par la loi.

Nous recueillons les catégories de renseignements suivantes :

• Renseignements fournis directement : nom, adresse courriel professionnelle, numéro de téléphone, nom de l'organisation, taille de l'équipe, langue de correspondance et contenu de vos communications, notamment lorsque vous remplissez notre formulaire de contact, créez un compte ou nous écrivez.
• Renseignements techniques recueillis automatiquement : adresse IP, type de navigateur, pages consultées, durée de visite et données de navigation, à l'aide de témoins et d'outils analytiques (voir la section sur les témoins).
• Renseignements traités pour le compte de nos clients : identité du salarié, matricule, coordonnées, horaires, pointages, feuilles de temps, absences, documents versés à son dossier d'emploi et, lorsque le régime applicable l'exige, des renseignements sensibles tels que le numéro d'assurance sociale ou la date de naissance. Ces renseignements appartiennent au dossier tenu par l'employeur.
• Renseignements de facturation : coordonnées de facturation et historique des paiements. Les numéros de carte de crédit sont traités directement par notre processeur de paiement et ne transitent jamais par nos serveurs.

Le pointage mobile peut associer une position, sa précision et son horodatage à l’événement pour permettre de vérifier le lieu de travail. Une position est un indice à interpréter avec sa précision; elle ne constitue pas à elle seule une preuve certaine de présence.

Le traitement d’une position absente, imprécise ou hors zone dépend des règles configurées pour le projet. L’organisation détermine ces règles et doit informer les personnes concernées. D’autres fonctions, telles que les outils de terrain utilisés volontairement, peuvent également demander une position; les permissions de l’appareil permettent de contrôler l’accès à la localisation.

L'application mobile peut demander à un salarié de confirmer son identité avant de pointer, au moyen des dispositifs de son propre téléphone (Face ID, Touch ID, empreinte, ou le code de déverrouillage de l'appareil). Cette fonction est facultative et se règle depuis le profil du salarié.

Clic Horaire ne recueille, ne transmet, ne traite ni ne conserve AUCUNE donnée biométrique :

• La vérification est faite par le système d'exploitation du téléphone, à l'intérieur de sa puce sécurisée (Secure Enclave sur iOS, environnement d'exécution de confiance ou puce Titan sur Android).
• L'empreinte, le visage ou tout gabarit biométrique ne quitte jamais cette puce : ni l'application, ni nos serveurs, ni l'employeur n'y ont accès.
• L'application ne reçoit qu'un verdict (identité confirmée, ou non) et enregistre un pointage strictement identique aux autres.
• Clic Horaire ne reçoit ni empreinte ni gabarit biométrique : la confirmation est effectuée par le système de l’appareil. L’Organisation doit toutefois évaluer ses propres pratiques d’identification, informer les personnes concernées et vérifier les obligations qui lui sont applicables, notamment auprès de la Commission d’accès à l’information. Cette description technique ne constitue pas une dispense légale.
• Le repli par le code de déverrouillage de l'appareil est toujours offert, et l'absence de capteur n'empêche jamais un salarié de pointer.

Cette description reflète la conception du produit et ne constitue pas un avis juridique. Chaque employeur demeure responsable de l'usage qu'il fait de cette fonction auprès de son personnel, notamment de l'information qu'il lui donne et du caractère facultatif qu'il lui laisse.

La signature électronique associe le tracé, l’adresse IP de la requête de signature et l’horodatage du serveur au document. Ces éléments contribuent à documenter le geste; ils ne garantissent pas à eux seuls la validité de tout contrat ou de tout procédé de signature. Vérifiez le document, l’identité et les exigences applicables. Le refus et les demandes d’un autre mode de signature doivent être traités par l’organisation.

L’attestation associe notamment le document original, son empreinte numérique, le tracé et les renseignements de signature. Clic Horaire n’analyse pas le tracé pour comparer automatiquement des identités. Des journaux techniques distincts peuvent être produits lors de l’accès au service; les renseignements ajoutés à l’attestation ne décrivent pas à eux seuls tous ces journaux.

Une correction d’un document signé exige une nouvelle version et, lorsque nécessaire, une nouvelle signature. L’organisation doit conserver la version pertinente et traiter les refus ou demandes d’une autre méthode de signature conformément aux exigences applicables.

• Fournir, exploiter et améliorer la plateforme et ses fonctionnalités.
• Calculer et préparer les données de prépaie, les exportations et les rapports exigés par les décrets et les comités paritaires.
• Répondre à vos demandes de renseignements ou de soutien technique.
• Vous transmettre des communications liées au service (avis de sécurité, changements importants, factures).
• Assurer la sécurité de la plateforme, prévenir la fraude, les incidents de sécurité et les utilisations non autorisées.
• Respecter nos obligations légales, réglementaires et fiscales.

Nous n'utilisons jamais les renseignements des salariés de nos clients à des fins de publicité, de profilage commercial ou de revente. Ils ne servent qu'à rendre le service à l'employeur qui nous les a confiés.

Le consentement que nous demandons est manifeste, libre, éclairé et donné à des fins précises. Il est demandé séparément pour chaque finalité qui n'est pas nécessaire au service : les témoins analytiques, par exemple, restent désactivés tant que vous ne les avez pas acceptés.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sans frais, en nous écrivant ou (pour les témoins) en cliquant sur « Gérer les témoins » au bas de chaque page. Le retrait n'a pas d'effet rétroactif et peut, selon la finalité visée, empêcher la poursuite du service.

Les paramètres de confidentialité de nos produits sont réglés par défaut au niveau assurant la plus haute confidentialité, sans intervention de votre part, conformément à l'article 9.1 de la Loi 25.

La plateforme calcule des résultats à partir des renseignements saisis, des règles et des paramètres applicables : temps payé, surtemps, primes, indemnités et cotisations. Certains parcours peuvent automatiser des opérations selon la configuration. L’employeur demeure responsable de vérifier les données, les résultats et les décisions prises à l’égard de son personnel, et d’utiliser les parcours de correction ou de révision appropriés.

Si une décision vous concernant devait être fondée exclusivement sur un traitement automatisé, la loi vous donne le droit d'en être informé, d'en connaître les renseignements utilisés, les principaux facteurs et paramètres, et de présenter vos observations à une personne en mesure de réviser la décision. Adressez cette demande à votre employeur, qui est l'entreprise responsable de votre dossier; nous lui fournissons sur demande le détail du calcul et son historique.

La plateforme comprend aussi un assistant conversationnel (« Charlie »), qui agit sur demande, en langage courant. Il n'a AUCUN droit propre : chaque action qu'il exécute rejoue une opération de l'application avec les droits du compte de la personne connectée, et se voit refuser exactement ce qui serait refusé à cette personne. Il ne consulte donc jamais un renseignement qu'elle ne pourrait pas consulter elle-même, et il n'élargit l'accès de personne.

Trois garde-fous encadrent son usage : toute écriture exige une confirmation explicite à l'écran avant d'être exécutée; aucune suppression définitive n'est possible par ce chemin; et chaque action figure à la piste d'audit au nom de la personne, avec la mention « via l'assistant ». L'organisation cliente peut restreindre les surfaces de données que l'assistant peut lire pour un utilisateur donné, exiger un mot de passe avant chaque action, plafonner son usage ou le désactiver entièrement.

Le texte de la conversation, et la portion de dossier nécessaire pour y répondre, sont transmis à un fournisseur de modèle de langage agissant comme prestataire de services pour notre compte, sous entente écrite. Ce traitement a lieu hors du Québec : la section « Hébergement et communication hors Québec » s'y applique intégralement.

Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels. Nous pouvons les communiquer dans les situations suivantes :

• À nos fournisseurs de services (hébergement infonuagique, stockage de documents, courriel transactionnel, traitement des paiements, analytique, modèle de langage de l'assistant) qui agissent en notre nom, uniquement pour les fins convenues et sous entente écrite comportant des obligations de confidentialité et de sécurité.
• À votre employeur ou à l'organisation cliente, lorsque les renseignements sont traités dans le cadre de la prestation du service.
• Aux comités paritaires, à la CNESST ou à la CCQ, lorsque l'employeur produit une déclaration ou un rapport que la loi ou un décret lui impose.
• Aux autorités compétentes lorsque la loi l'exige, ou pour protéger nos droits, notre sécurité ou ceux d'un tiers.
• Dans le cadre d'une transaction commerciale (fusion, acquisition, vente d'actifs), sous réserve d'un engagement de confidentialité équivalent et de l'information préalable prévue par la loi.

Notre site utilise des témoins essentiels à son fonctionnement ainsi que des témoins analytiques permettant de comprendre l'utilisation du site et d'en améliorer le contenu. Les témoins analytiques sont désactivés par défaut et ne sont déposés qu'après votre consentement, exprimé via le bandeau affiché lors de votre visite.

Conformément à l'article 8.1 de la Loi 25, nous vous informons que ces technologies permettent de vous identifier, de vous localiser ou d'établir un profil, et que vous pouvez les désactiver : cliquez sur « Gérer les témoins » au bas de chaque page, ou réglez votre navigateur pour les refuser. La plateforme elle-même n'utilise que des témoins nécessaires à l'ouverture de session et à la sécurité.

Nous conservons les renseignements aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans la présente politique, et au moins aussi longtemps que les obligations légales de l'employeur l'exigent : la Loi sur les normes du travail impose notamment de conserver le registre des heures et le système de paie pendant trois ans, et certains décrets exigent davantage.

Lorsque les fins sont accomplies et que plus aucune obligation ne s'y oppose, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire, ou anonymisés selon des critères généralement reconnus lorsque nous souhaitons en conserver l'usage à des fins statistiques (article 23 de la Loi 25).

À la fin de son abonnement, un client dispose d'un délai raisonnable pour exporter ses données. Passé ce délai, elles sont détruites conformément à l'entente conclue.

Une page dédiée, « Supprimer votre compte et vos données », décrit qui peut demander une suppression, par quel chemin, ce qui est effacé et ce que la loi nous oblige à conserver malgré la demande. Elle est accessible depuis le pied de page, sans ouvrir de session.

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques adaptées à la sensibilité des renseignements traités : chiffrement en transit et au repos, cloisonnement strict entre organisations, journalisation des événements de sécurité et des modifications prises en charge, gestion des accès selon le principe du moindre privilège, et sauvegardes régulières.

Aucune méthode de transmission ou de stockage n'étant sécurisée à 100 %, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue. Notre page Sécurité décrit nos mesures en détail.

Conformément à la loi québécoise et, le cas échéant, aux lois applicables ailleurs au Canada, vous disposez des droits suivants :

• ACCÈS : obtenir confirmation que nous détenons des renseignements sur vous, en obtenir communication et connaître leur provenance.
• RECTIFICATION : faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque, ou faire supprimer celui dont la collecte n'était pas autorisée.
• RETRAIT DU CONSENTEMENT : cesser une utilisation à laquelle vous aviez consenti, sous réserve des obligations légales et contractuelles qui subsistent.
• PORTABILITÉ : recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis, ou en demander la communication à un tiers (article 27 de la Loi 25).
• DÉSINDEXATION ET CESSATION DE DIFFUSION : dans les cas prévus par la loi.
• PLAINTE : vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec si notre réponse ne vous satisfait pas.

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à notre responsable de la protection des renseignements personnels (voir « Nous joindre »). Nous répondons par écrit dans les 30 jours; un refus est motivé et indique les recours possibles. Si votre demande porte sur votre dossier d'emploi, nous la transmettons à votre employeur, qui en est responsable, et nous l'assistons pour y répondre.

Vos renseignements sont hébergés sur des serveurs situés au Canada, exploités par des fournisseurs infonuagiques reconnus.

Avant toute communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous réalisons l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée exigée par l'article 17 de la Loi 25 : nous nous assurons que les renseignements bénéficieraient d'une protection adéquate, au regard notamment des principes de protection généralement reconnus, et la communication fait l'objet d'une entente écrite qui en tient compte. À défaut, la communication n'a pas lieu.

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité, conformément à l'article 3.8 de la Loi 25. En cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous prenons sans délai les mesures raisonnables pour en réduire les effets et éviter qu'il ne se reproduise, et nous avisons la Commission d'accès à l'information ainsi que les personnes concernées avec diligence.

Lorsque l'incident touche des renseignements que nous traitons pour le compte d'un client, nous l'en informons sans délai afin qu'il puisse remplir ses propres obligations d'avis, et nous lui fournissons tout ce qui lui est nécessaire pour le faire.

Nos services s'adressent aux organisations et à leur personnel. Un employeur peut y consigner le dossier d'un salarié mineur lorsque la loi le permet, y compris le consentement parental exigé par la Loi sur l'encadrement du travail des enfants; ces renseignements sont alors traités pour son compte, avec la même protection que les autres. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d'une personne de moins de 14 ans par nos formulaires publics.

Nous pouvons modifier la présente politique afin de refléter l'évolution de nos pratiques ou de la législation applicable. Toute modification importante est annoncée sur cette page, avec mise à jour de la date indiquée ci-dessus, et signalée dans l'application aux titulaires de compte. Nous vous invitons à consulter cette page périodiquement.

Les données d’activité servent également à déterminer les utilisateurs facturables selon les conditions d’utilisation. Dès le premier utilisateur actif, le siège est facturable, y compris celui du titulaire du compte, selon les mêmes critères et tarifs que les autres utilisateurs. Une même personne liée à plusieurs organisations du compte n’est comptée qu’une fois par cycle. La consultation seule ne rend pas un utilisateur actif; les règles de la période d’essai restent applicables.

Pour protéger le service et suivre son utilisation, nous enregistrons des identifiants de compte, d’organisation et d’utilisateur, le type de fonction sollicitée, la date et les volumes comptés. Les sessions comportent un libellé d’appareil ou de navigateur et des dates de création, de dernière activité et d’expiration. Ces données servent à gérer les connexions simultanées, repérer les usages inhabituels et expliquer les limites appliquées.

Le titulaire du compte peut consulter les volumes suivis pour ses organisations et les personnes concernées dans la webapp. Le personnel de soutien autorisé peut consulter ces volumes et inscrire une exception temporaire avec un motif et une échéance. Des alertes techniques contenant des identifiants et des volumes peuvent être transmises à nos outils de courriel et de messagerie interne, dont Slack. Ces alertes ne contiennent pas le texte des adresses recherchées ni le contenu des courriels différés.

Les changements répétés de nom sur une fiche peuvent produire un signal à examiner par le soutien. Ce compteur conserve l’identifiant de la fiche et le nombre de changements, sans recopier les noms. Il ne constitue pas une preuve de fraude et ne déclenche ni sanction ni supplément automatique. Vous pouvez demander l’examen d’une limitation ou la correction d’une erreur au soutien.

Lorsqu’un courriel est différé, ses destinataires, son contenu et ses pièces jointes sont conservés temporairement afin de réessayer son envoi. La file prévoit une expiration après sept jours, traitée lors du passage du service de reprise; un message expiré n’est pas envoyé. Les alertes techniques et les compteurs de changements de nom sont soumis à une suppression automatique après 90 jours, sous réserve du délai de traitement technique. Les autres journaux suivent les règles de conservation décrites dans cette politique.