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Signature électronique : vos contrats signés, scellés et classés au dossier
Envoyez n'importe quel PDF du dossier d'un salarié pour signature : contrat, entente, formulaire. Il le lit et le signe du doigt depuis le courriel reçu ou l'application mobile, et Clic Horaire scelle le document d'une page d'attestation : empreinte SHA-256, horodatage du serveur, adresse IP. La copie signée se classe d'elle-même au dossier de l'employé.
Ce qui est inclus
Signature depuis le lien courriel (sans compte) ou l'application employé : même preuve, même scellé
Page d'attestation ajoutée au PDF : empreinte SHA-256, horodatage serveur, adresse IP, identifiant de la demande
Contre-signature de l'employeur, apposée à l'envoi, côte à côte avec celle du salarié
Envoi en lot depuis le Centre de documents : quarante contrats, un seul geste
Rappels automatiques à 7 et 2 jours de l'échéance; lien valide 30 jours
Courriels, rappels et écrans en français, en anglais et en espagnol
Clic Horaire atteste le geste, pas le contenu
La page d'attestation est générée et scellée par Clic Horaire au moment de la signature, à titre de tiers technique. Elle prouve qui a signé quoi, quand et depuis où : et que le document n'a pas bougé d'un octet. Le contenu du document, lui, reste la responsabilité de celui qui l'envoie : exactement comme un témoin qui regarde signer sans avoir rédigé le contrat.
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Comment ça fonctionne, en détail
- 1
Deux portes, une seule preuve
Le salarié reçoit un courriel dans la langue de votre organisation, avec un lien qui est son droit de signer : aucun compte à créer, aucun mot de passe. S'il utilise déjà l'application mobile, la même demande l'attend sur son tableau de bord. Dans les deux cas, il doit cocher qu'il a lu le document et consent à le signer électroniquement, puis tracer sa signature : le bouton reste verrouillé tant que les deux ne sont pas réunis. Et dans les deux cas, c'est le même moteur qui scelle, avec la même attestation.
- 2
Une preuve qui ne vient pas du signataire
L'empreinte SHA-256 du PDF est figée à l'envoi, puis recalculée juste avant le scellement : si un seul octet a changé entre-temps, la signature est refusée. L'horodatage est celui de l'horloge du serveur, jamais celui du téléphone. L'adresse IP est lue sur la connexion, jamais dans un champ rempli par quelqu'un. Tout cela est imprimé sur la page d'attestation, en clair, pour qu'un juge, un comptable ou un inspecteur puisse le lire sans aucun outil.
- 3
Classée au dossier, visible partout
Dès la signature, une copie « -signé.pdf » s'ajoute au dossier de l'employé sous le type d'origine : un contrat signé reste un contrat, au nom de la personne qui a demandé la signature. Elle apparaît dans la fiche de l'employé, dans le Centre de documents (filtres « en attente » et « signé », échéances) et dans l'application du salarié, qui peut télécharger sa propre copie scellée. Envoi, signature, retrait et renvoi sont consignés dans la piste d'audit.
- 4
En lot, avec rappels, sans jamais réécrire l'histoire
Cochez les pièces dans le Centre de documents et faites-les signer en une fois, avec le même objet et le même mot d'accompagnement; un envoi qui échoue n'emporte pas les autres. Le lien expire après 30 jours, avec des rappels à 7 et 2 jours de l'échéance. Une demande se retire tant qu'elle n'est pas signée. Et « renvoyer pour signature » ne rouvre jamais un document scellé : Clic Horaire dépose une copie neuve de l'original, avec sa propre preuve, le dossier garde les deux.
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