100 % QuebecUna ficha de empleado sirve para dos cosas a la vez: identificar a la persona y decir a qué reglas de nómina está sujeta. El formulario es por eso más largo que una simple agenda: pero se rellena de una pasada, y las secciones que faltan se señalan solas.
Al final, la persona recibe una invitación por correo y elige su contraseña. Es ella quien activa su cuenta: usted nunca crea una contraseña en su lugar.
Antes de empezar
- Una cuenta de administrador, o un supervisor con el permiso «Gestionar los usuarios».
- Las clases del decreto ya configuradas: sin ellas no se puede asignar ninguna tarifa horaria.
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Abrir una ficha en blanco
Desde la lista de empleados, el botón «Añadir un empleado» abre un formulario nuevo. Los contadores de arriba (plantilla total, activos, invitaciones pendientes) son los que se moverán al final del procedimiento.
«Importar», al lado, sirve para el otro caso: varias fichas de golpe, desde un archivo. - 2
Rellenar la identidad
Nombre, apellido y correo son el mínimo. La dirección cuenta doble: es el identificador de conexión de la persona y la dirección a la que sale su invitación.
La fecha de nacimiento es obligatoria, y no es curiosidad administrativa: varias reglas del decreto dependen de ella, la edad condiciona ciertas tarifas y ciertas primas.
Los campos marcados con un asterisco rojo bloquean el guardado mientras estén vacíos. - 3
Detectar lo que falta
El resto del formulario está plegado en secciones. Un punto ámbar en la cabecera de una sección indica que todavía espera algo: es el hilo que hay que seguir, en vez de desplegarlo todo al azar.
Cada sección se abre con un clic en su cabecera. El punto ámbar de cerca: es lo que se busca con la mirada en la propia organización. «Cuenta y acceso» puede quedarse vacío
Esa sección sirve para definir un identificador y una contraseña a mano: para alguien que no tiene correo, por ejemplo. Si se deja vacía, toma el relevo la invitación por correo.
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Empleo y asignación
El número de empleado es la clave de la persona en las exportaciones de nómina: es él, y no el nombre, lo que leerá su software de nómina. El departamento es obligatorio: vincula a la persona dentro de la organización.
El estado decide lo que sigue. «Invitación enviada» dispara el correo de bienvenida al guardar; «Activo» crea la ficha sin enviar nada, lo que conviene a quien no vaya a fichar por sí mismo.
La fecha de contratación vive en la sección «Fechas clave»: el formulario separa el rol de la persona de la cronología de su contrato.
El puesto es una etiqueta libre; no tiene ningún efecto en la nómina. - 5
Elegir la clase del decreto
En la pestaña «Nómina y bolsas», la sección «Remuneración y decretos» pide la clase de empleado. Es esa elección (y no el puesto escrito en el paso anterior) la que fija la tarifa horaria de la persona.
Dejar «Ninguna clase» crea una ficha a 0,00 $/h. Nunca es lo que se quiere para un empleado cubierto.
El decreto se hereda de la organización, salvo que se fuerce aquí. La clase se elige antes de la primera nómina, no después
Las horas ya aprobadas conservan el cálculo fijado en el momento de su aprobación. Corregir la clase más tarde no recalcula lo que ya se validó.
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Crear el empleado
El botón está al pie del formulario. Si se niega, un panel nombra los campos erróneos y le lleva hasta ellos: no hace falta recorrer las secciones una a una buscando el asterisco olvidado.
El correo de invitación sale en el momento de guardar. - 7
Verificar la ficha creada
La lista muestra a la nueva persona con su clase, su tarifa heredada y el estado «Invitación enviada» en ámbar. El contador «Invitaciones pendientes» ha subido una unidad: se queda así hasta que la persona elija su contraseña.
La tarifa mostrada (23,25 $) viene de la clase B, no de una captura manual. Número de empleado, clase, tarifa heredada y estado de la invitación en una sola línea.
Lo que hay que recordar
Si la invitación no llega
El estado sigue en «Invitación enviada» mientras la persona no abra el enlace. Vuelva a abrir su ficha: la sección «Cuenta y acceso» lleva un botón para reenviar la invitación. También puede definirle allí un identificador y una contraseña, si no tiene una dirección de correo utilizable.
Un número de empleado no se recicla
Retirar a un empleado lo desactiva, sin borrar su ficha ni liberar su número: el historial de nómina debe seguir siendo legible años después. Un nuevo empleado no puede, por tanto, quedarse con el código de otro anterior.
Para ir más lejos
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