100 % QuébecUne fiche employé sert à deux choses à la fois : identifier la personne, et dire à quelles règles de paie elle est soumise. Le formulaire est donc plus long qu'un simple carnet d'adresses : mais il se remplit en une passe, et les sections qui manquent se signalent d'elles-mêmes.
À la fin, la personne reçoit une invitation par courriel et choisit son mot de passe. C'est elle qui active son compte : vous ne créez jamais de mot de passe à sa place.
Avant de commencer
- Un compte administrateur, ou un superviseur avec la permission « Gérer les utilisateurs ».
- Les classes du décret déjà configurées : sans elles, aucun taux horaire ne peut être attribué.
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Ouvrir une fiche vierge
Depuis la liste des employés, le bouton « Ajouter un employé » ouvre un formulaire neuf. Les compteurs du haut (effectif total, actifs, invitations en attente) sont ceux qui bougeront à la fin de la procédure.
« Importer » à côté sert au cas différent : plusieurs fiches d'un coup, par fichier. - 2
Renseigner l'identité
Prénom, nom et courriel forment le minimum. L'adresse compte double : c'est l'identifiant de connexion de la personne, et l'adresse à laquelle part son invitation.
La date de naissance est obligatoire, et ce n'est pas de la curiosité administrative : plusieurs règles de décret en dépendent, l'âge conditionne certains taux et certaines primes.
Les champs marqués d'un astérisque rouge bloquent l'enregistrement tant qu'ils sont vides. - 3
Repérer ce qui manque
Le reste du formulaire est plié en sections. Une pastille ambre sur l'en-tête d'une section signale qu'elle attend encore quelque chose : c'est le fil à suivre, plutôt que de tout déplier au hasard.
Chaque section s'ouvre d'un clic sur son en-tête. La pastille ambre de près : c'est elle qu'on cherche du regard dans sa propre organisation. « Compte & accès » peut rester vide
Cette section sert à définir un identifiant et un mot de passe à la main : pour quelqu'un qui n'a pas d'adresse courriel, par exemple. Laissée vide, c'est l'invitation par courriel qui prend le relais.
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Emploi et affectation
Le matricule est la clé de la personne dans les exports de paie : c'est lui, et non le nom, que votre logiciel de paie lira. Le département est obligatoire : il rattache la personne dans l'organisation.
Le statut décide de la suite. « Invitation envoyée » déclenche le courriel d'accueil à l'enregistrement; « Actif » crée la fiche sans rien envoyer, ce qui convient à quelqu'un qui ne pointera pas lui-même.
La date d'embauche, elle, vit dans la section « Dates clés » : le formulaire sépare le rôle de la personne de la chronologie de son contrat.
Le poste est un libellé libre; il n'a aucun effet sur la paie. - 5
Choisir la classe du décret
Dans l'onglet « Paie & banques », la section « Rémunération & décrets » demande la classe d'employé. C'est ce choix (et non le poste saisi à l'étape précédente) qui fixe le taux horaire de la personne.
Laisser « Aucune classe » crée une fiche à 0,00 $/h. Ce n'est jamais ce qu'on veut pour un salarié assujetti.
Le décret est hérité de l'organisation, sauf à le surcharger ici. La classe se choisit avant la première paie, pas après
Les heures déjà approuvées gardent le calcul figé au moment de leur approbation. Corriger la classe plus tard ne recalcule pas ce qui a déjà été validé.
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Créer l'employé
Le bouton se trouve au pied du formulaire. S'il refuse, un panneau nomme les champs fautifs et vous y conduit : inutile de parcourir les sections une à une pour trouver l'astérisque oublié.
Le courriel d'invitation part au moment de l'enregistrement. - 7
Vérifier la fiche créée
La liste montre la nouvelle personne avec sa classe, son taux hérité, et le statut « Invitation envoyée » en ambre. Le compteur « Invitations en attente » a augmenté d'une unité : il reste dans cet état jusqu'à ce que la personne choisisse son mot de passe.
Le taux affiché (23,25 $) vient de la classe B, pas d'une saisie. Matricule, classe, taux hérité et statut d'invitation sur une seule ligne.
Ce qu'il faut retenir
Si l'invitation n'arrive pas
Le statut reste « Invitation envoyée » tant que la personne n'a pas ouvert le lien. Rouvrez sa fiche : la section « Compte & accès » porte un bouton pour renvoyer l'invitation. Vous pouvez aussi lui définir un identifiant et un mot de passe au même endroit, si elle n'a pas d'adresse courriel utilisable.
Un matricule ne se recycle pas
Retirer un employé le désactive, sans effacer sa fiche ni libérer son matricule : l'historique de paie doit rester lisible des années plus tard. Un nouveau salarié ne peut donc pas reprendre le code d'un ancien.
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