100 % QuebecEntre el fichaje de un empleado y su nómina hay una decisión humana. Es esta: alguien mira lo que se fichó, lo compara con lo previsto y decide.
Mientras una hoja no esté aprobada, no entra en ninguna exportación de nómina. Es la puerta de entrada del ciclo, y por eso se trata cada semana y no la víspera de la nómina.
Antes de empezar
- El permiso «Aprobar las hojas de tiempo».
- Horas ya enviadas: por fichaje móvil o capturadas a mano.
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Abrir la semana que hay que revisar
La página se abre en la semana en curso, a menudo vacía un lunes por la mañana: las horas por revisar son las de la semana pasada. Las flechas a ambos lados de «Hoy» retroceden una semana cada vez.
La línea de resumen anuncia el número de hojas, el total de horas pagadas y (en ámbar) cuántas siguen esperando una decisión. Es esa última cifra la que debe llegar a cero antes de la nómina.
El filtro «Todos los estados» aísla las hojas pendientes cuando la semana está cargada. - 2
Leer una línea
Cada línea enfrenta dos cosas: las horas realmente fichadas y, justo debajo, en verde, el horario que estaba previsto. La diferencia entre ambas es todo lo que hay que revisar.
La columna «Pagadas» da el resultado del cálculo: duración retenida e importe, y un distintivo explica qué añadió el decreto cuando añade algo.
La tabla se desplaza en horizontal: las acciones por línea están a la derecha. Fichado 11:14 – 11:15, previsto 8:00 – 16:30, estado «Pendiente». Por qué el importe no siempre sigue los minutos fichados
Los decretos de mantenimiento de edificios públicos garantizan un mínimo de horas pagadas a quien se presentó (cuatro en Montreal, tres en Quebec) con el tope de la duración del turno previsto. El distintivo «Indemnización por presencia pagada» dice cuántos minutos añadió ese piso. No es un error de fichaje: es el texto que se aplica.
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Seleccionar lo revisado
Marque las hojas que acaba de leer. El botón de aprobación en lote solo aparece a partir de una casilla marcada, y anuncia cuántas hojas va a tratar.
La casilla de la cabecera selecciona toda la semana mostrada: práctico cuando nada chirría, peligroso cuando no se ha leído.
Cada línea lleva además sus propias acciones (aprobar, rechazar, corregir) a la derecha de la tabla. El botón cuenta la selección: ninguna aprobación a ciegas. - 4
Aprobar
La aprobación fija el cálculo de nómina de cada hoja retenida: la tarifa, el decreto y su versión vigente ese día quedan registrados con ella. Una modificación posterior del decreto no reescribirá esa nómina.
El contador de hojas pendientes baja otro tanto, y las líneas aprobadas salen de la cola.
El total de horas pagadas de la semana no se mueve: la aprobación no recalcula nada, valida.
Lo que hay que recordar
Una aprobación no se deshace de un clic
No existe un botón «desaprobar». Corregir una hoja ya aprobada pasa por una revisión, que exige un motivo escrito cuando la hoja proviene de fichajes: la nota distingue la corrección asumida de la reescritura silenciosa, y queda en la pista de auditoría.
Rechazar en vez de aprobar
Una hoja que no se sostiene se rechaza, con un motivo. El empleado la ve rechazada en su aplicación y puede volver a enviarla corregida. Es preferible a una corrección hecha a sus espaldas: el rastro explica por qué cambiaron las horas.
Lo que desbloquea la aprobación
Solo las hojas aprobadas entran en la exportación de prenómina. Una hoja olvidada en espera no hace fracasar la exportación: simplemente no está, y una banda ámbar anuncia cuántas se quedaron fuera.
Para ir más lejos
Generar una exportación de prenómina
Armar las columnas que espera su software de nómina, verificar qué entra en el archivo y entender qué no fija una vista previa.
LireCrear el horario de un empleado
Colocar un turno en una obra: quién, dónde, cuándo, con qué pausas, y leer el total de horas pagadas antes de guardar, no después.
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