100 % QuébecEntre le pointage d'un employé et sa paie, il y a une décision humaine. C'est celle-là : quelqu'un regarde ce qui a été pointé, le compare à ce qui était prévu, et tranche.
Tant qu'une feuille n'est pas approuvée, elle n'entre dans aucun export de paie. C'est la porte d'entrée du cycle, et c'est pour ça qu'elle se traite chaque semaine plutôt que la veille de la paie.
Avant de commencer
- La permission « Approuver les feuilles de temps ».
- Des heures déjà soumises : par pointage mobile, ou saisies à la main.
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Ouvrir la semaine à réviser
La page s'ouvre sur la semaine en cours, souvent vide un lundi matin : les heures à réviser sont celles de la semaine passée. Les flèches de part et d'autre d'« Aujourd'hui » reculent d'une semaine à la fois.
La ligne de résumé annonce le nombre de feuilles, le total d'heures payées, et (en ambre) combien attendent encore une décision. C'est ce dernier chiffre qui doit tomber à zéro avant la paie.
Le filtre « Tous les statuts » isole les feuilles en attente quand la semaine est chargée. - 2
Lire une ligne
Chaque ligne oppose deux choses : les heures réellement pointées, et juste dessous, en vert, l'horaire qui était prévu. L'écart entre les deux est tout ce qu'il y a à réviser.
La colonne « Payées » donne le résultat du calcul : durée retenue et montant, et un écusson explique ce que le décret a ajouté quand il ajoute quelque chose.
Le tableau défile horizontalement : les actions par ligne se trouvent à droite. Pointé 11 h 14 – 11 h 15, prévu 8 h 00 – 16 h 30, statut « En attente ». Pourquoi le montant ne suit pas toujours les minutes pointées
Les décrets d'entretien d'édifices publics garantissent un minimum d'heures payées à qui s'est présenté (quatre heures à Montréal, trois à Québec) plafonné à la durée du quart prévu. L'écusson « Indemnité de présence versée » dit combien de minutes ce plancher a ajoutées. Ce n'est pas une erreur de pointage : c'est le texte qui s'applique.
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Sélectionner ce qui est révisé
Cochez les feuilles que vous venez de lire. Le bouton d'approbation en lot n'apparaît qu'à partir d'une case cochée, et il annonce combien de feuilles il va traiter.
La case en tête de colonne sélectionne toute la semaine affichée : pratique quand rien ne cloche, dangereux quand on ne l'a pas lue.
Chaque ligne porte aussi ses propres actions (approuver, refuser, corriger) à droite du tableau. Le bouton compte la sélection : aucune approbation à l'aveugle. - 4
Approuver
L'approbation fige le calcul de paie de chaque feuille retenue : le taux, le décret et sa version en vigueur ce jour-là sont enregistrés avec elle. Une modification ultérieure du décret ne réécrira pas cette paie.
Le compteur des feuilles en attente diminue d'autant, et les lignes approuvées quittent la file.
Le total d'heures payées de la semaine, lui, ne bouge pas : l'approbation ne recalcule rien, elle valide.
Ce qu'il faut retenir
Une approbation ne se défait pas d'un clic
Il n'existe pas de bouton « désapprouver ». Corriger une feuille déjà approuvée passe par une révision, qui exige un motif écrit lorsque la feuille provient de pointages : la note distingue la correction assumée de la réécriture silencieuse, et elle reste dans la piste d'audit.
Refuser plutôt qu'approuver
Une feuille qui ne tient pas se refuse, avec un motif. L'employé la voit refusée dans son application et peut la resoumettre corrigée. C'est préférable à une correction faite dans son dos : la trace explique pourquoi les heures ont changé.
Ce que l'approbation débloque
Seules les feuilles approuvées entrent dans l'exportation de prépaie. Une feuille oubliée en attente ne fait pas échouer l'export : elle en est simplement absente, et un bandeau ambre annonce combien de feuilles ont été laissées de côté.
Pour aller plus loin
Générer une exportation de prépaie
Assembler les colonnes attendues par votre logiciel de paie, vérifier ce qui entre dans le fichier, et comprendre ce qu'un aperçu ne fige pas.
LireCréer l'horaire d'un employé
Poser un quart sur un chantier : qui, où, quand, avec quelles pauses, et lire le total d'heures payées avant d'enregistrer, pas après.
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