100 % QuebecUn administrador gestiona la organización. No es un título honorífico: por defecto ve las tarifas horarias, produce la prenómina y lee la pista de auditoría.
Por eso el formulario termina con una serie de interruptores. «Administrador» no es un bloque que se toma o se deja: es una base que usted recorta, derecho por derecho, en el momento de la invitación.
Antes de empezar
- Ser el titular de la cuenta, o administrador con el permiso «Gestionar los miembros y los accesos».
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Elegir el rol correcto antes de empezar
«Equipo → Admins» enumera a las personas que administran la organización. El botón abre una ficha en blanco: pero antes de rellenarla, hágase la pregunta del rol.
Un supervisor dirige un equipo: aprueba horas, no toca ni los decretos ni la facturación. Un administrador, en cambio, parte con acceso completo. Equivocarse de rol aquí cuesta más caro que equivocarse de permiso.
Las cuentas de administrador son gratuitas, hasta diez por cuenta, más que suficiente para una verdadera dirección. En la undécima, la aplicación le invita a escribirnos: aumentar el límite también es gratuito, simplemente pasa por nuestro equipo.
Las tres listas (admins, supervisores, empleados) viven bajo la misma sección «Equipo». - 2
Identidad e invitación
El correo sirve dos veces: es el identificador de conexión y la dirección a la que sale la invitación.
Deje la contraseña vacía. El recuadro de la derecha lo recuerda: sin contraseña escrita, la persona recibe un correo y elige la suya. Usted nunca tiene que conocer la contraseña de otra persona.
El campo «Nombre de usuario» sirve para el caso en que la persona no tenga una dirección de correo utilizable. - 3
Función y recordatorio de alcance
El puesto es una etiqueta libre; el departamento es obligatorio: es la vinculación de la persona dentro de la organización.
El recuadro verde bajo esos campos repite lo que significa «administrador». Está ahí porque es la última ocasión de dar marcha atrás antes de repartir derechos.
«En el puesto desde» fecha el acceso, no la contratación: es una ficha de administración, no de nómina. La alternativa se nombra explícitamente: para un acceso limitado, hay que crear un supervisor. - 4
Ajustar los permisos
Los derechos se agrupan en cuatro familias: operaciones y terreno, relaciones comerciales, confidencialidad y finanzas, administración y seguridad. Cada interruptor lleva su propia explicación: qué abre y qué sigue siendo posible sin él.
Fíjese en la formulación de varias de esas ayudas: sin el derecho de gestionar los horarios, «el calendario sigue consultable, pero en solo lectura». Retirar un derecho no oculta la pantalla, le quita la mano.
Solo el titular de la cuenta ajusta estos interruptores: y no puede quitarse los suyos. La ayuda del interruptor dice exactamente qué desaparece y para quién. «Ver los datos financieros» va más lejos que una máscara
Sin ese permiso, los importes no solo se ocultan en pantalla: el servidor no los envía. Es la diferencia entre una información en gris y una información ausente: la que cuenta si alguien abre las herramientas de desarrollo de su navegador.
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Recortar el acceso a la pista de auditoría
Dar acceso al registro no obliga a mostrarlo todo. Las categorías se marcan una a una: horarios, hojas de tiempo, expedientes de equipo, clientes, proyectos, nómina y decretos, cuentas y parámetros, facturación.
Lo que no está marcado no aparece ni en pantalla ni en los archivos que esa persona exporta.
«Desmarcar todo» sirve de punto de partida cuando el acceso debe ser muy estrecho. - 6
Crear la cuenta
El guardado crea la ficha y envía la invitación acto seguido. Los permisos elegidos se aplican desde la primera conexión: la persona no tiene una ventana durante la cual vería más de lo previsto.
Los permisos se modifican después en cualquier momento desde la misma ficha. - 7
Verificar
La persona aparece en la lista con su puesto y su estado. Mientras no abra su invitación, la cuenta queda pendiente: la ficha existe, el acceso todavía no está activo.
La papelera, junto a «Activos», conserva los accesos revocados en vez de borrarlos.
Lo que hay que recordar
Cada cambio de permiso queda registrado
Modificar los derechos de alguien escribe una entrada en la pista de auditoría, con el recuento de permisos concedidos y el número de categorías de auditoría hechas visibles. Nadie se concede un acceso en silencio.
Retirar un acceso no borra a la persona
Un administrador retirado pasa a la papelera: su ficha y su rastro de auditoría permanecen. Es deliberado: un registro cuyos autores pueden hacerse desaparecer no vale nada en una inspección.
El titular de la cuenta va aparte
El titular es el único que puede ajustar estos interruptores, y no puede quitarse sus propios derechos. Es lo que evita que una organización se quede sin nadie capaz de retomar el control.
Para ir más lejos
Añadir un empleado
Crear una ficha completa de una pasada: identidad, vinculación, clase del decreto y la invitación que permite a la persona fichar sus horas.
LireConsultar y exportar la pista de auditoría
Encontrar quién hizo qué y cuándo, acotar la búsqueda a una persona, una acción o una ficha, y luego sacar el registro para una inspección.
Lire¿No encuentra lo que busca?
Nuestro equipo puede responder a sus preguntas técnicas y acompañarle en la implementación.
