100 % QuébecUn administrateur gère l'organisation. Ce n'est pas un titre honorifique : par défaut, il voit les taux horaires, produit la prépaie et lit la piste d'audit.
C'est pour ça que le formulaire finit par une série d'interrupteurs. « Administrateur » n'est pas un bloc à prendre ou à laisser : c'est une base que vous découpez, droit par droit, au moment de l'invitation.
Avant de commencer
- Être titulaire du compte, ou administrateur avec la permission « Gérer les membres et les accès ».
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Choisir le bon rôle avant de commencer
« Équipe → Admins » liste les personnes qui administrent l'organisation. Le bouton ouvre une fiche vierge : mais avant de la remplir, posez-vous la question du rôle.
Un superviseur encadre une équipe : il approuve des heures, il ne touche ni aux décrets ni à la facturation. Un administrateur, lui, part avec l'accès complet. Se tromper de rôle ici coûte plus cher que de se tromper d'une permission.
Les comptes administrateur sont gratuits, jusqu'à dix par compte, largement de quoi couvrir une vraie direction. Au onzième, l'application vous invite à nous écrire : la hausse de la limite est gratuite elle aussi, elle passe simplement par notre équipe.
Les trois listes (admins, superviseurs, employés) vivent sous la même section « Équipe ». - 2
Identité et invitation
Le courriel sert deux fois : c'est l'identifiant de connexion, et l'adresse à laquelle part l'invitation.
Laissez le mot de passe vide. L'encadré à droite le rappelle : sans mot de passe saisi, la personne reçoit un courriel et choisit le sien. Vous n'avez jamais à connaître le mot de passe de quelqu'un d'autre.
Le champ « Nom d'utilisateur » sert au cas où la personne n'a pas d'adresse courriel utilisable. - 3
Fonction, et rappel de portée
Le poste est un libellé libre; le département, lui, est obligatoire : c'est le rattachement de la personne dans l'organisation.
L'encadré vert sous ces champs répète ce que « administrateur » veut dire. Il est là parce que c'est la dernière occasion de faire marche arrière avant de distribuer des droits.
« En poste depuis » date l'accès, pas l'embauche : c'est une fiche d'administration, pas de paie. L'alternative est nommée explicitement : pour un accès limité, c'est un superviseur qu'il faut créer. - 4
Régler les permissions
Les droits sont groupés en quatre familles : opérations et terrain, relations commerciales, confidentialité et finances, administration et sécurité. Chaque interrupteur porte sa propre explication : ce qu'il ouvre, et ce qu'il reste possible de faire sans lui.
Notez la formulation de plusieurs aides : sans le droit de gérer les horaires, « le calendrier reste consultable, mais en lecture seule ». Retirer un droit ne cache pas l'écran, il en retire la main.
Seul le titulaire du compte règle ces interrupteurs : et il ne peut pas se retirer les siens. L'aide de l'interrupteur dit exactement ce qui disparaît, et pour qui. « Voir les données financières » va plus loin qu'un masque
Sans cette permission, les montants ne sont pas seulement cachés à l'écran : le serveur ne les envoie pas. C'est la différence entre une information grisée et une information absente : celle qui compte si quelqu'un ouvre les outils de développement de son navigateur.
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Découper l'accès à la piste d'audit
Donner accès au journal n'oblige pas à tout montrer. Les catégories se cochent une à une : horaires, feuilles de temps, dossiers d'équipe, clients, projets, paie et décrets, comptes et paramètres, facturation.
Ce qui n'est pas coché n'apparaît ni à l'écran, ni dans les fichiers que cette personne exporte.
« Tout décocher » sert de point de départ quand l'accès doit rester très étroit. - 6
Créer le compte
L'enregistrement crée la fiche et envoie l'invitation dans la foulée. Les permissions choisies s'appliquent dès la première connexion : la personne n'a pas de fenêtre pendant laquelle elle verrait plus que prévu.
Les permissions se modifient ensuite à tout moment depuis la même fiche. - 7
Vérifier
La personne apparaît dans la liste avec son poste et son statut. Tant qu'elle n'a pas ouvert son invitation, le compte reste en attente : la fiche existe, l'accès n'est pas encore actif.
La corbeille, à côté d'« Actifs », garde les accès révoqués plutôt que de les effacer.
Ce qu'il faut retenir
Chaque changement de permission est journalisé
Modifier les droits de quelqu'un écrit une entrée dans la piste d'audit, avec le compte des permissions accordées et le nombre de catégories d'audit rendues visibles. Personne ne s'octroie un accès en silence.
Retirer un accès n'efface pas la personne
Un administrateur retiré passe à la corbeille : sa fiche et sa trace d'audit restent. C'est voulu : un journal dont on peut faire disparaître les auteurs ne vaut rien en inspection.
Le titulaire du compte est à part
Le titulaire est le seul à pouvoir régler ces interrupteurs, et il ne peut pas se retirer ses propres droits. C'est ce qui évite qu'une organisation se retrouve sans personne capable de reprendre la main.
Pour aller plus loin
Ajouter un employé
Créer une fiche complète en une passe : identité, rattachement, classe du décret, et l'invitation qui permet à la personne de pointer ses heures.
LireConsulter et exporter la piste d'audit
Retrouver qui a fait quoi et quand, restreindre la recherche à une personne, une action ou une fiche, puis sortir le journal pour une inspection.
LireVous ne trouvez pas ce que vous cherchez ?
Notre équipe peut répondre à vos questions techniques et vous accompagner dans votre implantation.
