Responder a una solicitud de acceso de un empleado

La Ley 25 da a cada persona el derecho de saber qué tiene usted sobre ella y de obtener copia. La solicitud le llega a usted, el empleador, porque usted es el responsable del expediente, Clic Horaire solo es su prestador de servicios.

Tiene treinta días para responder. La maniobra en sí lleva unos minutos: el expediente ya está formado, se trata de sacarlo y de revisar lo que contiene.

Antes de empezar

Una cuenta de administrador de la organización donde trabaja la persona.
La solicitud escrita del empleado, que debe conservarse con su respuesta.

1
Encontrar a la persona
Los empleados están en «Equipo», los supervisores y los administradores en sus propios directorios. Una misma persona puede tener expediente en varias de sus organizaciones: la solicitud abarca todas aquellas donde trabajó, no solo la que está abierta en pantalla.
Los filtros por estado y por departamento sirven sobre todo para encontrar a alguien que ya salió de la empresa: un expediente inactivo sigue consultable, no se elimina.
El directorio de administradores. El de empleados tiene los mismos filtros y el mismo comportamiento.
2
Abrir su expediente
El expediente reúne lo que le concierne: identidad, datos de contacto, función, organizaciones donde está vinculada y las notas internas visibles solo para los administradores.
Esas notas internas forman parte del expediente. Si contienen apreciaciones, quedan cubiertas por la solicitud de acceso igual que el resto: es el buen momento para comprobar que son objetivas.
El botón de exportación está arriba a la derecha, junto al nombre.
El nombre y el apellido no se modifican desde aquí
Están ligados a la cuenta personal del empleado y se cambian desde su propio perfil. Una solicitud de rectificación sobre la ortografía de un nombre pasa por él, no por usted.
3
Exportar el expediente
«Exportar esta ficha» produce el expediente de la persona en un formato legible y transmisible: es lo que usted adjunta a su respuesta. La portabilidad prevista en el artículo 27 espera exactamente eso: un formato estructurado y de uso corriente, no una captura de pantalla.
La exportación de la ficha no sustituye a las demás piezas: si la solicitud abarca también las horas trabajadas, saque el período desde las exportaciones, y para los documentos firmados, desde el Centro de documentos.
Un solo botón, sin configuración: el expediente sale tal cual está.
De cerca: «Exportar esta ficha», en la parte superior del expediente.
4
Verificar lo que la persona ya puede ver
La pestaña «Cuenta y permisos» muestra lo que la persona puede hacer una vez dentro. Un empleado ya ve su horario, sus hojas de tiempo y sus documentos desde su celular: parte de la solicitud a veces ya está satisfecha, y basta con decírselo.
Solo el titular de la cuenta ajusta esos interruptores, y sus propios derechos no se pueden quitar: es lo que impide que una organización se quede sin nadie capaz de responder.
Los permisos se ajustan por persona, no solo por rol.
5
Dejar constancia de la respuesta
La exportación deja una entrada en la pista de auditoría: quién sacó qué expediente y cuándo. Esa línea es la que prueba, meses después, que usted respondió: y en qué plazo.
Conserve la solicitud escrita junto con su respuesta. Si rechaza total o parcialmente, la ley exige motivar el rechazo e indicar el recurso ante la Commission d'accès à l'information.
Filtrada por persona y por tipo de acción, la consola encuentra la exportación en dos clics.

Lo que hay que recordar

Lo que debe conservar pese a una solicitud de supresión

El derecho al borrado no prevalece sobre sus obligaciones de conservación: el registro de horas y el sistema de nómina se guardan tres años en virtud de la Ley sobre las normas del trabajo, y algunos decretos exigen más. Usted suprime lo que ya no es necesario, no lo que la ley le obliga a presentar en un control.

Si necesita ayuda para extraer algo

Rastrear un cálculo antiguo, reconstruir un período, extraer un expediente voluminoso: escriba a info@clichoraire.com. Respondemos dentro de los treinta días que prevé la ley, y más rápido cuando la solicitud viene fechada.