Répondre à une demande d'accès d'un salarié

Transmettez la demande au responsable de la protection des renseignements personnels de votre organisation. Vérifiez l’identité du demandeur, la portée de sa demande et le délai applicable avant de préparer les pièces.

1. 1

   Retrouver les dossiers concernés

   Dans Équipe → Toute l’équipe, recherchez la personne. Vérifiez aussi les anciens salariés et les autres organisations concernées par la demande. Les employés, superviseurs et administrateurs se trouvent dans le même annuaire.

   Agrandir

2. 2

   Examiner la fiche et les autres modules

   Ouvrez la fiche, puis les onglets et modules pertinents : renseignements personnels, heures, documents et échanges visés par la demande. Un export de fiche ne couvre pas nécessairement tous les renseignements détenus.

   Agrandir

3. 3

   Préparer les exports disponibles

   Utilisez l’action Exporter de la fiche et les exports des modules concernés. Vérifiez le format obtenu et son contenu; une capture d’écran ou un PDF n’est pas automatiquement un export répondant à une demande de portabilité. Demandez de l’aide si une extraction adaptée manque.

   Agrandir

4. 4

   Vérifier la communication et conserver la réponse

   Faites examiner les renseignements de tiers et les éventuelles restrictions d’accès par le responsable. Envoyez la réponse par le canal approprié et conservez la demande, la réponse, les pièces transmises et la preuve d’envoi. Une ligne dans la piste d’audit ne remplace pas cette preuve.