Répondre à une demande d'accès d'un salarié

La Loi 25 donne à chaque personne le droit de savoir ce que vous détenez sur elle et d'en obtenir copie. La demande vous arrive à vous, l'employeur, parce que c'est vous qui êtes responsable du dossier, Clic Horaire n'est que votre prestataire.

Vous avez trente jours pour répondre. La manœuvre elle-même prend quelques minutes : le dossier est déjà constitué, il s'agit de le sortir et de vérifier ce qu'il contient.

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   Retrouver la personne

   Les employés sont dans « Équipe », les superviseurs et les administrateurs dans leurs annuaires respectifs. Une même personne peut avoir un dossier dans plusieurs de vos organisations : la demande porte sur toutes celles où elle a travaillé, pas seulement sur celle qui est ouverte à l'écran.

   Les filtres par statut et par département servent surtout à retrouver quelqu'un qui a quitté l'entreprise : un dossier inactif reste consultable, il n'est pas supprimé.

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   Ouvrir sa fiche

   La fiche rassemble ce qui la concerne : identité, coordonnées, fonction, organisations où elle est rattachée, et les notes internes visibles des seuls administrateurs.

   Ces notes internes font partie du dossier. Si elles contiennent des appréciations, elles sont visées par la demande d'accès au même titre que le reste : c'est le bon moment pour vérifier qu'elles sont factuelles.

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   Le prénom et le nom ne se modifient pas d'ici

   Ils sont liés au compte personnel de l'employé et se changent depuis son profil. Une demande de rectification portant sur l'orthographe d'un nom passe donc par lui, pas par vous.

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   Exporter le dossier

   « Exporter cette fiche » produit le dossier de la personne dans un format lisible et transmissible : c'est ce que vous joignez à votre réponse. La portabilité prévue à l'article 27 attend exactement ça : un format structuré et couramment utilisé, pas une capture d'écran.

   Le dossier de fiche ne remplace pas les autres pièces : si la demande porte aussi sur les heures travaillées, sortez la période concernée depuis les exportations, et sur les documents signés, depuis le Centre de documents.

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   Vérifier ce que la personne peut voir elle-même

   L'onglet « Compte & permissions » montre ce que la personne peut faire une fois entrée dans l'application. Un salarié voit déjà son horaire, ses feuilles de temps et ses documents depuis son téléphone : une partie de la demande est parfois déjà satisfaite, et il suffit de le lui dire.

   Seul le titulaire du compte règle ces interrupteurs, et ses propres droits ne se retirent pas : c'est ce qui empêche une organisation de se retrouver sans personne capable d'y répondre.

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   Garder la trace de la réponse

   L'export laisse une entrée dans la piste d'audit : qui a sorti quel dossier, et quand. C'est cette ligne qui prouve, des mois plus tard, que vous avez répondu : et dans quel délai.

   Conservez la demande écrite avec votre réponse. Si vous refusez en tout ou en partie, la loi exige de motiver le refus et d'indiquer le recours devant la Commission d'accès à l'information.

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