100 % QuebecUn empleado propone a un compañero intercambiar uno de sus turnos por uno de los suyos. El compañero acepta y, según su configuración, el intercambio se ejecuta de inmediato o espera su decisión.
Es distinto de la liberación de turno, aunque ambos vivan en el mismo sitio: la liberación ofrece un turno a todo el mundo y busca quien lo tome; el intercambio es nominal y simétrico. Los dos turnos cambian de titular juntos, o no se mueve ninguno.
- Quién propone
- Un empleado, a UN compañero nombrado
- Quién acepta primero
- El compañero, nunca la dirección
- Ajuste predeterminado
- Aprobación del supervisor, preaviso de 24 h
Antes de empezar
- Los intercambios activados en los ajustes de la organización: lo están de forma predeterminada.
- Dos turnos existentes, cada uno todavía a nombre de su titular.
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Encontrar los intercambios en curso
Los intercambios no tienen página propia: viven en «Turnos y horarios abiertos», tercera pestaña, «Intercambios».
Agruparlos es deliberado. Un turno abierto, una sustitución y un intercambio plantean la misma pregunta (quién trabaja finalmente ese turno) y se leen mejor en un solo sitio que repartidos en tres pantallas.
Los intercambios vivos están arriba, los terminados en una sección «Terminados» debajo.
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Leer una tarjeta de intercambio
La tarjeta muestra los dos lados: «Solicita» con el nombre de quien propone y su turno, «Compañero» con el nombre del destinatario y el suyo. Cada turno lleva su fecha, sus horas y su proyecto.
El estado dice exactamente en qué punto está el asunto: Propuesto (el compañero aún no ha respondido), Aceptado por el compañero (le toca a usted), Declinado, Ejecutado, Rechazado, Anulado.
Bajo «En espera de…», la tarjeta nombra quién bloquea: el compañero, o la aprobación. El mensaje de quien propone, si lo escribió, se lee justo encima de los botones.
«Horario no encontrado: el intercambio se anulará»
Esta mención aparece cuando uno de los dos turnos se ha eliminado desde la propuesta. El intercambio ya no puede hacerse: se cierra solo, y nadie se queda con un turno fantasma.
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Entender el ciclo antes de resolver
El orden no cambia nunca: quien propone ofrece, el compañero acepta o declina, y después llega la decisión de asignación. Usted solo llega en tercer lugar, y es intencionado: aprobar un intercambio que el compañero rechazará después no significa nada.
Durante toda la espera, los dos turnos SIGUEN con sus titulares y llevan la marca de un intercambio en curso. El horario que ve el terreno es por tanto siempre el que vale: nadie se presenta basándose en un intercambio que no se completó.
Quien propone puede anular mientras nada se haya ejecutado. Usted también.
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Aprobar el intercambio
«Aprobar» ejecuta las dos transferencias de una vez. Los horarios conservan sus identificadores y solo cambia el nombre del titular: las hojas de tiempo previstas lo siguen, y el historial queda ligado al turno correcto.
Antes de escribir, la aplicación repite las mismas comprobaciones que hizo en la propuesta: ¿se sigue respetando el preaviso, existen todavía los dos turnos, pertenecen aún a sus titulares, crea el intercambio un solapamiento o hace superar un umbral semanal? Un calendario se mueve entre el martes en que se aceptó el intercambio y el jueves en que usted lo ve.
Se avisa a los dos empleados y la tarjeta pasa a «Ejecutado».
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Rechazar, con un motivo
El motivo es opcional y se muestra a LOS DOS empleados, no solo a quien propuso: construyeron el arreglo entre los dos, merecen la misma respuesta.
«La cualificación exigida en este proyecto» es el rechazo más frecuente, y es exactamente el tipo de restricción que los dos compañeros no podían conocer.
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Decidir si usted tiene algo que decir
Ajustes, pestaña General, sección «Liberación de turno». Gobierna la sustitución Y el intercambio: para el empleador es la misma pregunta, ¿mis empleados se organizan los turnos entre ellos, y bajo qué control?
«Permitir los intercambios de turnos entre compañeros» los activa o los desactiva, con independencia de la sustitución. La asignación se configura después: «Aprobación del supervisor» (el valor predeterminado) le deja resolver, «Asignación automática» ejecuta en cuanto el compañero ha aceptado.
El preaviso mínimo va en horas, 24 por defecto: por debajo de eso, antes del inicio del turno, la propuesta se rechaza. «Avisar a la dirección» añade insignia, notificación y correo.
Estos cuatro ajustes viven en la organización, pero cada ficha de empleado puede modificarlos campo por campo: un jefe de equipo puede intercambiar sin aprobación allí donde el resto del equipo pasa por usted.
El valor predeterminado es la aprobación, y no es casualidad
Ceder un turno compromete la nómina de dos personas: horas, primas de turno, umbrales de horas extra. La asignación automática existe para los equipos que quieren el arreglo directo, pero se activa con conocimiento de causa.
Lo que hay que recordar
Un intercambio no es una sustitución
Si un empleado solo quiere deshacerse de un turno sin tomar otro, lo que usa es la liberación: el turno sale publicado y cualquier compañero admisible lo reclama. El intercambio supone dos turnos y dos personas nombradas.
Todo pasa por la pista de auditoría
Propuesta, aceptación, decisión y ejecución llevan cada una un nombre, una hora y el valor anterior. Un turno que cambió de titular hace tres semanas se rastrea hasta la persona que lo propuso.
Para ir más lejos
Publicar un turno abierto
Un turno sin titular, ofrecido a los empleados elegibles: quién puede verlo, quién lo obtiene y qué pasa entre la publicación y el horario creado.
LireAprobar una solicitud de permiso
Un empleado pide vacaciones desde su teléfono: lo que le muestra la tarjeta de decisión, lo que aprobar escribe en el horario y las reglas que enmarcan la presentación.
LireCrear el horario de un empleado
Colocar un turno en una obra: quién, dónde, cuándo, con qué pausas, y leer el total de horas pagadas antes de guardar, no después.
Lire¿No encuentra lo que busca?
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