Approuver un échange de quart

Un salarié propose à un collègue d'échanger un de ses quarts contre un des siens. Le collègue accepte, et selon votre réglage, l'échange s'exécute sur-le-champ ou attend votre décision.

C'est différent de la libération de quart, même si les deux vivent au même endroit : la libération offre un quart à tout le monde et cherche preneur; l'échange est nominatif et symétrique. Les deux quarts changent de titulaire ensemble, ou aucun ne bouge.

Qui propose

Un salarié, à UN collègue nommé

Qui accepte en premier

Le collègue visé, jamais l'encadrement

Réglage par défaut

Approbation du superviseur, préavis de 24 h

1. 1

   Trouver les échanges en cours

   Les échanges n'ont pas de page à eux : ils vivent dans « Quarts et horaires ouverts », troisième onglet, « Échanges ».

   Le regroupement est volontaire. Un quart ouvert, un remplacement et un échange posent la même question (qui travaille finalement ce quart-là) et se lisent mieux au même endroit qu'éparpillés dans trois écrans.

   Les échanges vivants sont en haut, les terminés dans une section « Terminés » en dessous.

2. 2

   Lire une carte d'échange

   La carte montre les deux côtés : « Demande » avec le nom du proposant et son quart, « Collègue » avec le nom du destinataire et le sien. Chaque quart porte sa date, ses heures et son projet.

   Le statut dit exactement où en est l'affaire : Proposé (le collègue n'a pas encore répondu), Accepté par le collègue (à vous de jouer), Décliné, Exécuté, Refusé, Annulé.

   Sous « En attente de… », la carte nomme qui bloque : le collègue, ou l'approbation. Le mot du demandeur, s'il en a écrit un, se lit juste au-dessus des boutons.

   « Horaire introuvable : l'échange sera annulé »

   Cette mention apparaît quand l'un des deux quarts a été supprimé depuis la proposition. L'échange ne peut plus se faire : il se referme tout seul, et personne ne se retrouve avec un quart fantôme.

3. 3

   Comprendre le cycle avant de trancher

   L'ordre ne change jamais : le demandeur propose, le collègue accepte ou décline, puis vient la décision d'attribution. Vous n'arrivez qu'en troisième position, et c'est voulu : approuver un échange que le collègue refusera ensuite ne veut rien dire.

   Pendant toute l'attente, les deux quarts RESTENT à leurs titulaires et portent la mention d'un échange en cours. L'horaire affiché au terrain est donc toujours celui qui fait foi : personne ne se présente sur la base d'un échange qui n'a pas abouti.

   Le demandeur peut annuler tant que rien n'est exécuté. Vous aussi.

4. 4

   Approuver l'échange

   « Approuver » exécute les deux transferts d'un coup. Les horaires gardent leurs identifiants et seul le nom du titulaire change : les feuilles de temps prévisionnelles suivent, et l'historique reste rattaché au bon quart.

   Avant d'écrire, l'application rejoue les mêmes vérifications qu'à la proposition : le préavis est-il encore respecté, les deux quarts existent-ils toujours, appartiennent-ils encore à leurs titulaires, l'échange crée-t-il un chevauchement ou fait-il dépasser un seuil de la semaine ? Un calendrier bouge entre le mardi où l'échange a été accepté et le jeudi où vous le voyez.

   Les deux salariés sont avisés, et la carte passe en « Exécuté ».

5. 5

   Refuser, avec un motif

   Le motif est facultatif et montré aux DEUX salariés, pas seulement au demandeur : ils ont bâti l'arrangement à deux, ils méritent la même réponse.

   « La qualification exigée sur ce projet » est le refus le plus fréquent, et c'est exactement le genre de contrainte que les deux collègues ne pouvaient pas connaître.

6. 6

   Décider si vous avez un mot à dire

   Réglages, onglet Général, section « Libération de quart ». Elle gouverne le remplacement ET l'échange : pour l'employeur, c'est la même question. Mes salariés arrangent-ils leurs quarts entre eux, et sous quel contrôle ?

   « Permettre les échanges de quarts entre collègues » les active ou les coupe, indépendamment du remplacement. L'attribution se règle ensuite : « Approbation du superviseur » (le défaut) vous laisse trancher, « Attribution automatique » exécute dès que le collègue a accepté.

   Le préavis minimal est en heures, 24 par défaut : en deçà du début du quart, la proposition est refusée. « Prévenir l'encadrement » ajoute pastille, notification et courriel.

   Ces quatre réglages vivent sur l'organisation, mais chaque fiche employé peut y déroger champ par champ : un chef d'équipe peut échanger sans approbation là où le reste de l'équipe passe par vous.

   Le défaut est l'approbation, et ce n'est pas un hasard

   Céder un quart engage la paie de deux personnes : heures, primes de quart, seuils de surtemps. L'attribution automatique existe pour les équipes qui veulent l'arrangement sec, mais elle s'allume en connaissance de cause.