Aprobar una solicitud de permiso

Vacaciones, enfermedad, permiso personal, sin sueldo: el empleado presenta su solicitud desde la aplicación móvil y llega a «Solicitudes de permiso». Usted aprueba o rechaza, y es la decisión la que escribe en el calendario.

Por qué pasar por aquí en lugar de por un mensaje al supervisor cabe en una frase: aprobar PONE la ausencia en el horario y retira los turnos que cubre. No hay un segundo gesto que hacer, así que no hay un segundo gesto que olvidar.

Quién presenta

El empleado, desde la aplicación móvil

Quién decide

Una cuenta que gestiona horarios

Efecto de aprobar

Pone la ausencia y retira los turnos cubiertos

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   Abrir las solicitudes de permiso

   «Solicitudes de permiso», en la sección Planificación y equipo. Dos pestañas, y no sirven para el mismo momento.

   «Por decidir» lista lo que espera respuesta, con la fecha de inicio más próxima primero: ese es el orden en que hay que resolver, no el orden de presentación. La pestaña lleva una insignia con el número pendiente, la misma que aparece en el panel.

   «Resueltas» conserva el historial: aprobadas, rechazadas y retiradas por el propio empleado. La decisión más reciente primero.

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   Leer una tarjeta de solicitud

   Cada solicitud es una tarjeta, no una fila de tabla: son poco frecuentes y conviene verlo todo de una vez sin abrir nada.

   La tarjeta lleva el nombre del empleado, el tipo solicitado, el rango de fechas, el total de horas que representa y la fecha de presentación. Si el empleado escribió un mensaje a la dirección, también está ahí, bajo «Mensaje del empleado».

   La advertencia que no hay que pasar por alto está en el medio: «Se retirarán X turno(s) planificado(s) del calendario». Eso es lo que aprobar va a borrar, y lo que hay que haber cubierto si la obra no puede quedarse corta.

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   Comprobar el saldo antes de resolver

   Bajo «Saldo:», la tarjeta muestra las horas disponibles y las horas solicitadas. Cuando la solicitud supera lo que queda, una nota en rojo lo dice: «X h por encima del saldo».

   Esa cifra se vuelve a leer en el momento en que usted abre la pantalla, nunca queda fijada al presentar. Entre medias pudo aprobarse otra solicitud o bloquearse una nómina: un saldo calculado la semana pasada mentiría hoy.

   El excedente no impide nada. Es información puesta ante usted: puede aprobar por encima del saldo, sabiéndolo. El permiso personal no tiene banco: la línea del saldo simplemente no aparece.

   Una solicitud no escribe en los bancos

   Aprobar no debita ni vacaciones ni enfermedad. Los saldos se mueven al bloquear la nómina, igual que con cualquier ausencia planificada desde el calendario. La solicitud solo muestra, en vivo, lo que el saldo permitiría.

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   Aprobar

   «Aprobar» abre una confirmación que anuncia la consecuencia antes de producirla: «La aprobación retira X turno(s) planificado(s) del calendario y pone la ausencia en su lugar».

   Una vez confirmada, la ausencia se escribe en el horario con las reglas del decreto aplicable: el reparto entre enfermedad pagada y no pagada, las pausas, las cuotas. Donde existía un turno trabajado, la ausencia toma sus límites exactos; donde no había nada, toma el día tipo configurado para la organización (8:00, ocho horas de forma predeterminada).

   Se avisa al empleado y la solicitud pasa a «Resueltas».

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   Rechazar, con un motivo

   «Rechazar» pide un motivo, opcional pero mostrado al empleado tal cual. «Demasiadas ausencias esa semana» vale más que un rechazo mudo: sin explicación, la solicitud vuelve por otro canal.

   No se escribe nada en el horario y los turnos planificados se quedan donde están.

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   Configurar lo que los empleados pueden pedir

   Ajustes, pestaña General, sección «Solicitudes de permiso (aplicación móvil)». Siete ajustes, válidos para toda la organización.

   Primero la activación: desmarcada, la pantalla no existe para los empleados y las ausencias se planifican únicamente desde el calendario.

   Después el preaviso mínimo: 14 días naturales de forma predeterminada, antes del primer día solicitado. Nunca se aplica a la enfermedad, que no se planifica con dos semanas de antelación. La duración máxima por solicitud está fijada en 31 días: más allá, es un permiso que se negocia de viva voz.

   El día tipo (inicio y duración) dice cuánto vale un día de ausencia cuando no había ningún turno planificado. «Contar los fines de semana», desmarcado por defecto, hace que una semana de vacaciones pese cinco días y no siete. Por último, «Avisar también a los supervisores» duplica el aviso enviado a los administradores.

   El preaviso no se vuelve a comprobar al aprobar

   Una solicitud presentada a tiempo no queda inadmisible porque haya esperado tres semanas en su pantalla. Las comprobaciones de preaviso se hacen al presentar, para que el empleado lo sepa de inmediato; la aprobación solo reconstruye los días por poner, ya que el calendario ha podido moverse mientras tanto.