Approuver une demande de congé

Vacances, maladie, congé personnel, sans solde : un salarié dépose sa demande depuis l'app mobile, et elle arrive dans « Demandes de congé ». Vous approuvez ou vous refusez, et c'est la décision qui écrit dans le calendrier.

L'intérêt de passer par là plutôt que par un texto au superviseur tient en une phrase : approuver POSE l'absence à l'horaire et retire les quarts qu'elle couvre. Il n'y a pas de deuxième geste à faire, donc pas de deuxième geste à oublier.

Qui dépose

Le salarié, depuis l'app mobile

Qui tranche

Un compte qui gère les horaires

Effet d'une approbation

L'absence est posée, les quarts couverts sont retirés

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   Ouvrir les demandes de congé

   « Demandes de congé », dans la section Planning & équipe. Deux onglets, et ils ne servent pas au même moment.

   « À décider » liste ce qui attend une réponse, la date de départ la plus proche en premier : c'est l'ordre dans lequel il faut trancher, pas celui des dépôts. L'onglet porte une pastille avec le nombre en attente, la même que celle du tableau de bord.

   « Tranchées » garde l'historique : approuvées, refusées, et retirées par le salarié lui-même. La plus récente décision d'abord.

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   Lire une carte de demande

   Chaque demande est une carte, pas une ligne de tableau : elles sont rares, et on veut tout voir d'un coup sans ouvrir quoi que ce soit.

   La carte porte le nom du salarié, le type demandé, la plage de dates, le total d'heures que ça représente, et la date du dépôt. Si le salarié a écrit un mot à l'encadrement, il est là aussi, sous « Mot du salarié ».

   L'avertissement à ne pas manquer se lit au milieu : « X quart(s) planifié(s) seront retirés du calendrier ». C'est ce que l'approbation va effacer, et c'est ce qu'il faut avoir remplacé si le chantier ne peut pas rester découvert.

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   Vérifier le solde avant de trancher

   Sous « Solde : », la carte affiche les heures disponibles et les heures demandées. Quand la demande dépasse ce qui reste, une mention rouge le dit : « X h au-delà du solde ».

   Ce chiffre est relu au moment où vous ouvrez l'écran, jamais figé au dépôt. Entre les deux, une autre demande a pu être approuvée ou une paie verrouillée : un solde calculé la semaine dernière mentirait aujourd'hui.

   Le dépassement n'empêche rien. C'est une information portée à votre connaissance : vous pouvez approuver au-delà du solde, en le sachant. Le congé personnel, lui, n'a pas de banque : la ligne du solde n'apparaît simplement pas.

   Une demande n'écrit pas dans les banques

   Approuver ne débite ni les vacances ni la maladie. Les soldes bougent au verrouillage de la paie, comme pour toute absence planifiée depuis le calendrier. La demande ne fait que montrer, en direct, ce que le solde permettrait.

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   Approuver

   « Approuver » ouvre une confirmation qui annonce la conséquence avant de la produire : « L'approbation retire X quart(s) planifié(s) du calendrier et pose l'absence à leur place. »

   Une fois confirmée, l'absence est écrite à l'horaire avec les règles du décret applicable : découpage entre maladie payée et non payée, pauses, quotas. Là où un quart travaillé existait, l'absence en reprend les bornes exactes; là où il n'y avait rien, elle prend la journée type réglée pour l'organisation (8 h 00, 8 heures par défaut).

   Le salarié est prévenu, et la demande passe dans « Tranchées ».

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   Refuser, avec un motif

   « Refuser » demande un motif, facultatif mais montré au salarié tel quel. « Trop d'absences cette semaine-là » vaut mieux qu'un refus muet : sans explication, la demande revient par un autre canal.

   Rien n'est écrit à l'horaire, et les quarts planifiés restent en place.

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   Régler ce que les salariés peuvent demander

   Réglages, onglet Général, section « Demandes de congé (app mobile) ». Sept réglages, valables pour toute l'organisation.

   L'activation d'abord : décochée, l'écran n'existe pas pour les salariés et les absences se planifient uniquement depuis le calendrier.

   Le préavis minimal ensuite : 14 jours civils par défaut, avant le premier jour demandé. Il ne s'applique jamais à la maladie, qu'on ne planifie pas deux semaines d'avance. La longueur maximale d'une demande est réglée à 31 jours : au-delà, c'est un congé qui se négocie de vive voix.

   La journée type (début et durée) dit ce qu'une journée d'absence vaut quand aucun quart n'était planifié. « Compter les fins de semaine », décoché par défaut, fait qu'une semaine de vacances pèse cinq jours et non sept. Enfin, « Prévenir aussi les superviseurs » double l'avis envoyé aux administrateurs.

   Le préavis n'est pas rejoué à l'approbation

   Une demande déposée à temps ne devient pas irrecevable parce qu'elle a attendu trois semaines sur votre écran. Les gardes de préavis se jouent au dépôt, pour que le salarié le sache tout de suite; l'approbation, elle, ne fait que reconstruire les journées à poser, puisque le calendrier a pu bouger entre-temps.