100 % QuebecEquipo y empleados
El centro de documentos
Las piezas del expediente de toda la plantilla en una pantalla: qué reclama la lista de control, quién no está al día y cómo reclamar sin escribir un correo.
Un expediente de empleado se controla pieza por pieza: contrato, documento de identidad, tarjeta de competencia, permiso. Hacerlo ficha por ficha, con varios cientos de empleados, no se sostiene. Esta pantalla da la vuelta al problema: parte de la lista de control y le dice quién no la cumple.
Es también la pantalla de una inspección. Lo que está sellado, lo que está firmado, lo que vence en treinta días: todo se lee de un vistazo.
- Alcance
- Toda la plantilla, no una ficha
- Lo que dispara la alerta
- La lista de piezas requeridas
- Reclamación
- Un mensaje por empleado, en su idioma
Punto 01
Los cuatro contadores
Se leen de izquierda a derecha, de lo factual a lo urgente. «Piezas en el expediente» cuenta lo depositado. «Vencimientos en 30 días» cuenta lo que va a caducar. «Firmas pendientes» cuenta lo enviado y todavía sin firmar.
«Expedientes incompletos» es el único que juzga: cuenta los empleados a los que les falta al menos una pieza de la lista. Es el contador que manda sobre el resto de la pantalla.
Punto 02
Quién no está al día, con nombre y apellido
Bajo los contadores, una banda ámbar enumera los expedientes incompletos empleado por empleado, con un punto rojo por cada pieza que falta.
Es nominal y detallado a propósito: «490 expedientes incompletos» no dice qué hacer, mientras que «Jean-Guy Aquino, falta el contrato de trabajo» se resuelve.
Punto 03
Reclamar sin escribir un correo
El botón envía un mensaje a cada empleado al que le falta una pieza QUE ÉL MISMO PUEDE DEPOSITAR: tarjeta de competencia, permiso, documento de identidad. El mensaje sale en su hilo directo y en su idioma de correspondencia.
La restricción es deliberada: reclamar a alguien un contrato de trabajo que solo el empleador puede aportar no serviría de nada.
Un solo clic, cientos de mensajes
No hay pantalla de confirmación que detalle los destinatarios: el número que aparece en el botón ES la lista. En una organización de varios cientos de empleados, verifique ese número antes de pulsar: y piense en lo que la lista de control reclama realmente.
Punto 04
Ajustar la lista de control
«Piezas requeridas» abre la lista de lo que debe contener cada expediente: contrato de trabajo, documento de identidad, tarjeta de competencia, permiso, formulario de adhesión al plan de pensiones, certificado de formación, otros.
Desmarcar una pieza la retira de la lista y, por tanto, del recuento de expedientes incompletos. Aquí es donde se ajusta un contador que grita por una pieza que su organización no pide.
Punto 05
La tabla de piezas
Cada línea es un archivo depositado: a quién pertenece, su nombre, su tipo, su vencimiento si lo tiene y su estado de firma.
Dos distintivos merecen distinguirse. «Firmado» dice que la persona firmó el documento. «Sellado» dice que el archivo firmado quedó fijado: es la versión que da fe, y ya no se sustituye.
Punto 06
Buscar y filtrar
La búsqueda cubre tanto el nombre de una pieza como el de un empleado. «Filtros» añade el orden por tipo, por vencimiento y por estado de firma.
Por ahí se pasa para preparar una inspección: filtrar por un tipo de pieza y verificar que todo el mundo la tiene.
Punto 07
Depositar varios archivos de golpe
«Depósito masivo» acepta un lote de archivos y luego hace clasificar cada uno hacia una ficha y un tipo. Es la vía normal después de una campaña de recogida o al recuperar expedientes en papel.
El botón de envío muestra el número de piezas por depositar: no sale nada mientras anuncie cero.
Lo que hay que recordar
Las piezas viven también en la ficha del empleado
Esta pantalla es una vista de conjunto, no un almacén aparte. La pestaña «Documentos y conformidad» de una ficha de empleado muestra las mismas piezas, desde el punto de vista de una sola persona.
Un vencimiento convierte una pieza en recordatorio
Una tarjeta de competencia o un permiso con fecha alimenta el contador «Vencimientos en 30 días». Una pieza sin fecha, como un contrato, nunca aparece ahí: es normal, no caduca.
Algunos documentos vienen de los decretos
El formulario de adhesión al plan de pensiones del CPEEP, por ejemplo, lo produce la aplicación ya rellenado, y luego se firma y se transmite al comité. Aparece en la lista de control como las demás piezas.
Para ir más lejos
Añadir un empleado
Crear una ficha completa de una pasada: identidad, vinculación, clase del decreto y la invitación que permite a la persona fichar sus horas.
LireProducir el informe mensual del CPEEP
El archivo .rma que el comité paritario espera cada mes: qué contiene columna por columna, qué impide producirlo y cómo saber qué queda por transmitir.
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Nuestro equipo puede responder a sus preguntas técnicas y acompañarle en la implementación.
