100 % QuébecÉquipe & employés
Le centre de documents
Les pièces au dossier de tout l'effectif sur un écran : ce que la checklist réclame, qui n'est pas à jour, et comment relancer sans écrire un courriel.
Un dossier d'employé se contrôle pièce par pièce : contrat, pièce d'identité, carte de compétence, permis. Le faire une fiche à la fois, sur quelques centaines de salariés, ne tient pas. Cet écran retourne le problème : il part de la checklist et vous dit qui ne la respecte pas.
C'est aussi l'écran d'une inspection. Ce qui est scellé, ce qui est signé, ce qui expire dans trente jours : tout s'y lit d'un coup.
- Portée
- Tout l'effectif, pas une fiche
- Ce qui déclenche l'alerte
- La checklist des pièces requises
- Relance
- Un message par salarié, dans sa langue
Repère 01
Les quatre compteurs
Ils se lisent de gauche à droite, du factuel à l'urgent. « Pièces au dossier » compte ce qui est déposé. « Échéances sous 30 jours » compte ce qui va périmer. « Signatures en attente » compte ce qui a été envoyé et pas encore signé.
« Dossiers incomplets » est le seul qui juge : il compte les salariés à qui il manque au moins une pièce de la checklist. C'est le compteur qui commande le reste de l'écran.
Repère 02
Qui n'est pas à jour, nommément
Sous les compteurs, un bandeau ambre liste les dossiers incomplets salarié par salarié, avec une pastille rouge par pièce manquante.
C'est nominatif et détaillé à dessein : « 490 dossiers incomplets » ne dit pas quoi faire, alors que « Jean-Guy Aquino, Contrat d'embauche manquante » se règle.
Repère 03
Relancer sans écrire un courriel
Le bouton envoie un message à chaque salarié à qui il manque une pièce QU'IL PEUT DÉPOSER LUI-MÊME : carte de compétence, permis, pièce d'identité. Le message part dans son fil direct et dans sa langue de correspondance.
La restriction est délibérée : relancer quelqu'un pour un contrat d'embauche que l'employeur est seul à pouvoir verser ne servirait à rien.
Un seul clic, des centaines de messages
Il n'y a pas d'écran de confirmation détaillant les destinataires : le nombre affiché sur le bouton EST la liste. Sur une organisation de quelques centaines de salariés, vérifiez ce nombre avant de cliquer : et pensez à ce que la checklist réclame vraiment.
Repère 04
Régler la checklist
« Pièces requises » ouvre la liste de ce que chaque dossier doit contenir : contrat d'embauche, pièce d'identité, carte de compétence, permis, formulaire d'adhésion REER, attestation de formation, autre.
Décocher une pièce la retire de la checklist, donc du compte des dossiers incomplets. C'est ici qu'on règle un compteur qui hurle pour une pièce que votre organisation ne demande pas.
Repère 05
Le tableau des pièces
Chaque ligne est un fichier déposé : à qui il appartient, son nom, son type, son échéance s'il en a une, et son état de signature.
Deux écussons méritent d'être distingués. « Signé » dit que la personne a signé le document. « Scellé » dit que le fichier signé a été figé : c'est la version qui fait foi, et elle ne se remplace plus.
Repère 06
Chercher et filtrer
La recherche porte sur le nom d'une pièce comme sur celui d'un employé. « Filtres » ajoute les tris par type, par échéance et par état de signature.
C'est par là qu'on passe pour préparer une inspection : filtrer sur un type de pièce, vérifier que tout le monde l'a.
Repère 07
Déposer plusieurs fichiers d'un coup
« Dépôt en masse » accepte un lot de fichiers, puis fait classer chacun vers une fiche et un type. C'est la voie normale après une campagne de collecte, ou une reprise de dossiers papier.
Le bouton d'envoi affiche le nombre de pièces à déposer : rien ne part tant qu'il annonce zéro.
Ce qu'il faut retenir
Les pièces vivent aussi sur la fiche de l'employé
Cet écran est une vue d'ensemble, pas un magasin séparé. L'onglet « Documents & conformité » d'une fiche d'employé montre les mêmes pièces, du point de vue d'une seule personne.
Une échéance transforme une pièce en rappel
Une carte de compétence ou un permis daté alimente le compteur « Échéances sous 30 jours ». Une pièce sans date, comme un contrat, n'y figure jamais : c'est normal, elle ne périme pas.
Certains documents viennent des décrets
Le formulaire d'adhésion au régime de retraite du CPEEP, par exemple, est produit pré-rempli par l'application, puis signé et transmis au comité. Il apparaît dans la checklist comme les autres pièces.
Pour aller plus loin
Ajouter un employé
Créer une fiche complète en une passe : identité, rattachement, classe du décret, et l'invitation qui permet à la personne de pointer ses heures.
LireProduire le rapport mensuel du CPEEP
Le fichier .rma que le comité paritaire attend chaque mois : ce qu'il contient colonne par colonne, ce qui empêche de le produire, et comment savoir ce qui reste à transmettre.
LireVous ne trouvez pas ce que vous cherchez ?
Notre équipe peut répondre à vos questions techniques et vous accompagner dans votre implantation.
