100 % QuébecLa prépaie est le pont entre les heures pointées sur le terrain et votre logiciel de paie. Clic Horaire ne verse pas les salaires : il produit le fichier que votre système attend, avec vos codes d'en-tête à vous.
Le montage des colonnes ne se fait qu'une fois. Ensuite, chaque cycle se résume à trois gestes : choisir la période, vérifier, télécharger.
Avant de commencer
- La permission « Gérer la paie ».
- Les feuilles de temps de la période approuvées : celles qui ne le sont pas restent dehors.
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Ouvrir l'exportation prépaie
Dans la section Paie de la barre latérale, dépliez « Exportations » et choisissez « Prépaie ». La page s'ouvre déjà positionnée sur la période de paie en cours.
Les autres entrées du menu couvrent les rapports mensuels et annuels des comités paritaires. - 2
Choisir la période
Les deux dates bornent la période de paie. Le champ « Payée le » sert à horodater le versement dans le fichier, quand votre logiciel le réclame.
« Actualiser » recalcule le tableau. Rien n'est mis en mémoire : le total affiché est toujours celui des heures approuvées à cet instant.
Les flèches de part et d'autre déplacent la fenêtre d'une période complète. Les trois champs de près : début, fin, et « payée le », seuls les deux premiers bornent l'export. Les feuilles non approuvées sont exclues
Un bandeau ambre annonce le nombre de feuilles de la période qui attendent encore une approbation. Elles ne sont pas dans le fichier : et le total non plus. Approuvez-les avant d'exporter, sinon la paie partira incomplète.
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Comprendre ce qu'un aperçu ne fait pas
L'exportation prépaie est un aperçu : elle lit les heures, elle n'y touche pas. Vous pouvez la relancer autant de fois que nécessaire, corriger une feuille entre deux passes, recommencer.
Figer la période est une autre décision, portée par « Créer un lot de paie » : c'est là que les feuilles de temps se verrouillent et que le cycle se clôt. Un lot ne se défait pas d'un clic.
Deux gestes voisins à l'écran, deux conséquences très différentes. - 4
Assembler les colonnes
« Gérer les colonnes » ouvre le montage du fichier. Chaque ligne associe deux choses : à gauche le code d'en-tête que votre logiciel de paie attend, MATRICULE, REG, SUP, à droite la valeur de Clic Horaire qui le remplit.
Le catalogue de gauche liste tout ce qui est disponible : informations de l'employé, dates de la période, heures travaillées et surtemps, primes, banques. Les lignes se glissent pour changer l'ordre des colonnes du fichier.
L'aperçu du tableau suit les changements en direct, avant même d'enregistrer. Une correspondance isolée : le code écrit en en-tête à gauche, la donnée qui le remplit à droite. Les codes sont les vôtres
Si votre logiciel attend « HRS_REG » plutôt que « REG », écrivez « HRS_REG ». Clic Horaire n'impose aucun vocabulaire : c'est le fichier qui s'adapte à votre système, pas l'inverse.
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Sauvegarder le montage comme modèle
Nommez le montage et enregistrez-le. Au prochain cycle, le modèle se rouvre tel quel : les colonnes ne se remontent qu'une seule fois, même si plusieurs personnes se relaient sur la paie.
Plusieurs modèles peuvent coexister : un par logiciel de destination, ou un par catégorie de personnel.
Le sélecteur à gauche rappelle un modèle déjà enregistré. - 6
Télécharger le fichier
Le CSV va droit dans un import automatisé. L'Excel porte la même donnée, en plus lisible : c'est celui qu'on ouvre pour relire une paie avant de la transmettre.
Le fichier ne contient que les colonnes du montage, dans l'ordre du montage, pour les seules feuilles approuvées de la période.
Les deux boutons produisent exactement les mêmes lignes.
Ce qu'il faut retenir
Savoir qui a exporté quoi
« Exportations → Historique » journalise chaque génération : l'auteur, la date, le modèle employé, les champs retenus et les clients couverts. En cas de doute sur une paie transmise, c'est là qu'on retrouve dans quelles conditions le fichier a été produit.
La prépaie n'est pas le rapport du comité paritaire
Le rapport mensuel du CPEEP et les formulaires du décret vivent dans leurs propres pages, sous « Exportations ». Ils lisent les mêmes heures, mais leur format est imposé par le comité : il n'y a rien à monter.
Pour aller plus loin
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