100 % QuébecSécurité & confidentialité
Ce que Clic Horaire fait de vos données
Qui répond de quoi entre votre organisation et Clic Horaire, ce qui est recueilli au pointage, ce qui n'est jamais conservé, et combien de temps le reste est gardé.
Un employé demande ce que vous détenez sur lui. Un comité paritaire demande combien de temps vous gardez les feuilles de temps. Un salarié refuse la confirmation par empreinte. Ces trois questions ont une réponse écrite dans le produit, à la même page.
Elle est là pour être lue avant d'en avoir besoin : la Loi 25 vous impose des obligations que Clic Horaire ne remplit pas à votre place, et il vaut mieux les découvrir un mardi de septembre qu'au moment d'une plainte.
- Données biométriques conservées
- Aucune
- Position relevée
- Au poinçon seulement
- Registre des heures
- 3 ans (LNT)
- Délai de réponse à une demande
- 30 jours
Repère 01
Qui répond de quoi
Pour les données de vos salariés : horaires, pointages, feuilles de temps, documents, c'est votre organisation qui est l'entreprise responsable au sens de la Loi 25 : c'est elle qui décide de la collecte et qui répond aux demandes de ses employés.
Clic Horaire agit comme prestataire de services : nous ne traitons ces données que pour vous rendre le service, jamais pour notre compte. Ce partage n'est pas un détail juridique : il détermine à qui un salarié doit écrire, et qui doit lui répondre.
Repère 02
La biométrie ne nous parvient jamais
Quand un salarié confirme son pointage par Face ID, par empreinte ou par le code de son appareil, la vérification est faite par son téléphone, dans sa puce sécurisée. L'application ne reçoit qu'un oui ou un non.
Aucune empreinte, aucun visage, aucun gabarit ne nous est transmis. Ni Clic Horaire ni votre organisation ne constituent donc de banque de données biométriques, et il n'y a rien à déclarer à ce titre à la Commission d'accès à l'information.
Facultatif, et il faut que ça se voie
La confirmation biométrique doit rester un choix, avec le repli par code d'appareil expliqué. Un consentement obtenu sous contrainte n'en est pas un : et c'est vous, pas nous, qui devez pouvoir le démontrer.
Repère 03
La position, uniquement au moment du poinçon
Elle n'est relevée qu'à l'instant où le salarié pointe : jamais en continu, jamais en arrière-plan, jamais quand l'application est fermée. Il n'y a pas de trace de déplacement entre deux poinçons, parce qu'il n'y a rien à en tirer.
Refusée, elle n'empêche aucun pointage : le poinçon part sans position et c'est le serveur qui juge la zone. Personne ne reste bloqué à la barrière pour avoir dit non.
Repère 04
Combien de temps c'est gardé
Les données sont conservées aussi longtemps que vos obligations l'exigent. La Loi sur les normes du travail impose de garder le registre des heures et le système de paie pendant trois ans, et certains décrets exigent davantage.
À la fin de votre abonnement, vous disposez d'un délai raisonnable pour tout exporter avant destruction. C'est le moment de sortir les lots de paie et la piste d'audit : après, ils ne se reconstituent pas.
Repère 05
Les droits de chaque personne
Toute personne, salarié compris, peut demander l'accès à ses renseignements, leur rectification, le retrait de son consentement, la portabilité de ses données informatisées, et porter plainte à la Commission d'accès à l'information si la réponse ne la satisfait pas.
Un salarié adresse sa demande à SON EMPLOYEUR, qui est responsable de son dossier. Si vous avez besoin d'aide pour y répondre (extraire un dossier, retracer un calcul), écrivez-nous : nous répondons dans les 30 jours prévus par la loi.
Repère 06
Ce qui reste à votre charge
Clic Horaire vous outille; il ne vous met pas en conformité à votre place. Désigner un responsable de la protection des renseignements personnels et publier ses coordonnées, informer vos salariés de ce que vous recueillez au moment de la collecte, tenir votre registre d'incidents, détruire ou anonymiser les dossiers dont les fins sont accomplies : ce sont vos obligations.
La page les énumère avec leurs articles de loi, pour que la liste serve de rappel plutôt que de décoration.
Ce qu'il faut retenir
En cas d'incident de confidentialité
Nous tenons un registre des incidents, comme l'exige l'article 3.8. Si un incident touche des données que nous traitons pour vous, nous vous prévenons sans délai et nous vous fournissons ce qu'il vous faut pour remplir vos propres obligations d'avis envers la Commission d'accès à l'information et vos salariés.
Cette page n'est pas un avis juridique
Elle résume nos pratiques et les principales obligations de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1, telle que modifiée par la Loi 25). Votre situation particulière se valide avec votre conseiller.
Pour aller plus loin
Répondre à une demande d'accès d'un salarié
Un employé demande copie de ce que vous détenez sur lui. Où trouver son dossier, comment l'exporter, ce qu'il faut vérifier avant d'envoyer, et ce que la loi vous laisse conserver.
LireConsulter et exporter la piste d'audit
Retrouver qui a fait quoi et quand, restreindre la recherche à une personne, une action ou une fiche, puis sortir le journal pour une inspection.
LireVous ne trouvez pas ce que vous cherchez ?
Notre équipe peut répondre à vos questions techniques et vous accompagner dans votre implantation.
