Ajouter un superviseur

Un superviseur encadre des équipes sur le terrain : il planifie des horaires, approuve des feuilles de temps, suit ses chantiers. Il ne touche ni à la paie, ni aux paramètres, ni à la gestion des accès : pour ça, c'est un administrateur qu'il faut créer.

Deux notions se combinent et se confondent souvent. Le TERRITOIRE dit sur quels clients et quels projets la personne agit. Les PERMISSIONS disent ce qu'elle y fait. On règle les deux séparément, et cet article suit cet ordre.

Portée

Les clients et projets qui lui sont assignés

Par défaut

Tout ouvert, à refermer au besoin

Jamais accessible

Paie, paramètres, gestion des accès

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   Lire la liste des superviseurs

   « Superviseurs », dans la section Équipe. Sept colonnes, dont une qui résume tout le reste : « Affectations » dit combien de clients et de projets chaque personne couvre.

   Les filtres du haut trient par statut, par département et par région. Comme ailleurs dans le produit, un onglet « Corbeille » garde ce qui a été retiré, restaurable.

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   Superviseur ou administrateur ?

   La page de la fiche répond elle-même, et cette phrase mérite d'être lue avant de créer qui que ce soit.

   Un superviseur voit et agit sur SON territoire. Un administrateur voit l'organisation. Donner un rôle d'administrateur à un chef d'équipe pour lui éviter une limite, c'est lui ouvrir la paie et les accès de tout le monde.

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   Une personne peut être les deux

   Rien n'empêche d'avoir une fiche de superviseur et un compte d'administrateur pour la même personne. Ce sont deux rôles distincts avec deux jeux de droits : et c'est plus clair que d'étirer l'un pour couvrir l'autre.

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   Créer la fiche

   « Nouveau superviseur » ouvre un formulaire d'une seule page. L'avertissement en tête est utile : les champs de paie propres aux employés ne s'y trouvent pas, parce qu'ils ne s'appliquent pas.

   Le prénom, le nom et le courriel suffisent à créer la fiche. Le reste se complète plus tard.

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   Choisir les langues

   Deux champs voisins qui ne servent pas à la même chose. La « langue de correspondance » est celle de ses avis, de ses documents et de son application mobile. Laissée en héritage, c'est celle de son compte, sinon celle de l'organisation.

   Les « langues parlées » sont déclaratives : elles disent dans quelles langues la personne est à l'aise. Elles servent à pré-remplir les formulaires des comités paritaires, et à savoir qui peut accueillir un client dans sa langue.

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   Ouvrir l'accès

   Un nom d'utilisateur et un mot de passe, tous deux facultatifs. Laisser le mot de passe vide est le cas normal : la personne reçoit une invitation par courriel et choisit le sien.

   Le saisir vous-même n'a d'intérêt que pour un compte partagé ou une personne sans adresse courriel utilisable.

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   Décrire la fonction

   Le poste et le département sont obligatoires : ce sont eux qui alimentent les filtres de la liste et les regroupements des rapports.

   « En poste depuis » date le début du rôle. La région, elle, sert au tri et ne restreint rien : c'est le territoire, à l'étape suivante, qui décide de la portée réelle.

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   Délimiter le territoire

   Cette section n'apparaît qu'une fois la fiche enregistrée : on crée d'abord la personne, on lui donne son territoire ensuite.

   Deux listes, et une règle contre-intuitive qu'il faut connaître : aucun client coché signifie qu'il les couvre TOUS. Cocher, ici, sert à restreindre, pas à autoriser.

   Les projets se choisissent parmi les projets actifs des clients cochés. La conséquence est écrite sous le champ : retirer un client retire aussi ses projets.

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   Une fiche vide donne accès à toute l'organisation

   Créer un superviseur sans rien cocher lui ouvre l'ensemble des clients et des projets, dans la limite de ses permissions. Ce n'est pas un oubli du produit : c'est le réglage qui convient à une petite organisation. Dès qu'il y a plusieurs équipes, cochez.

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   Régler les permissions

   Six interrupteurs, groupés en quatre familles, et tous ouverts par défaut. Le principe est écrit en tête de la section : « Tout est ouvert par défaut : fermez ce qui ne la concerne pas. »

   Ils s'appliquent DANS le territoire, jamais au-delà. « Gérer ses clients » ne donne accès qu'aux clients cochés à l'étape précédente.

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   Permission	Ce qu'elle ouvre
   Planifier les horaires	Créer, modifier et publier les quarts de ses équipes : les quarts ouverts compris.
   Approuver les feuilles de temps	Approuver, rejeter et corriger les heures de son équipe. C'est une écriture qui fige un calcul de prépaie.
   Voir la carte terrain	Qui est pointé, où, en ce moment : et le rejeu de la journée écoulée.
   Gérer ses clients	Adresses, notes et documents des clients de son territoire.
   Gérer ses projets	Détails des projets et géorepérage des lieux de travail, sur ses projets seulement.
   Voir les taux et les budgets	Taux horaires, coûts et budgets de projet. C'est celle qu'on ferme le plus souvent.