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Clients et projets
La charpente sur laquelle tout le reste se rattache : à quoi sert un projet, ce qu'il décide pour les heures qui s'y font, et pourquoi certaines fiches refusent de disparaître.
Un quart de travail se planifie toujours sur un projet, et un projet appartient toujours à un client. Cette chaîne n'est pas une commodité de rangement : c'est elle qui décide du décret appliqué, du rayon de géolocalisation accepté, des primes pré-cochées, et de la ligne sur laquelle les heures seront facturées.
Les sections qui suivent sont les zones de ces deux écrans. Lisez celles qui vous concernent : la dernière, sur ce qui empêche une suppression, mérite le détour même si vous n'avez rien à supprimer aujourd'hui.
- La chaîne
- Client › projet › quart › heures
- Ce qu'un projet décide
- Décret, géorepérage, primes, budget
- Suppression
- Corbeille d'abord, définitif si jamais utilisé
Repère 01
La liste des clients
Un client, c'est une entité facturable : l'immeuble, la commission scolaire, la chaîne d'hôtels. C'est le niveau au-dessus des projets, et le seul qui porte un carnet d'adresses et un compte de connexion.
Deux onglets, et le second compte autant que le premier. « Actifs » liste ce qui sert; « Corbeille » garde ce qui a été supprimé, restaurable à tout moment. Une fiche ne disparaît jamais d'un clic.
La recherche porte sur le nom et la personne-ressource : pratique quand on se souvient de qui on appelle, pas de comment l'immeuble s'appelle.
Repère 02
La fiche d'un client
Cinq onglets. « Informations » porte l'identité, la catégorie et les notes internes. « Compte » ouvre au client l'accès à son propre tableau de bord, avec son nom d'utilisateur et son mot de passe. « Équipe » liste les superviseurs et les travailleurs qui lui sont rattachés. « Notes » et « Documents » complètent le dossier.
Le champ à remarquer est ailleurs : « Décret ». Il vaut « Hérité de l'organisation » par défaut, et c'est le maillon du milieu d'une cascade que la plupart des utilisateurs découvrent trop tard.
La cascade des décrets, de haut en bas
Un quart peut imposer son décret. À défaut, celui du projet s'applique. À défaut, celui du client. À défaut, celui de l'organisation. Le premier niveau qui déclare explicitement un décret gagne : c'est pour ça qu'un client sous convention particulière se règle une fois, ici, plutôt que projet par projet.
Repère 03
La liste des projets
Un projet, c'est un contrat, un chantier, un mandat : l'endroit où le travail se fait. La liste porte quatre colonnes utiles : le nom, le client auquel il appartient, l'adresse, et le statut.
Trois raccourcis en haut. « Voir sur la carte » place tous les projets sur une carte. « Importer » et « Exporter » font entrer ou sortir la liste en bloc : un premier remplissage se fait rarement à la main.
Repère 04
Identité, adresse et géorepérage
Le client est obligatoire, et l'application le dit sans détour : un projet appartient toujours à un client. Le nom, lui, gagne à être précis (« Carrefour Lachine) sanitaires (jour) » se distingue de « Carrefour Lachine : aires communes » sur un horaire.
L'adresse peut être reprise du carnet du client ou saisie sur mesure, avec sa latitude et sa longitude. C'est elle qui sert de centre au géorepérage : le rayon dans lequel un pointage compte comme fait sur place.
Un rayon à 0 m désactive la vérification. C'est le réglage livré, et c'est volontaire : activer une contrainte de position sans le savoir refuserait des pointages légitimes dès le premier jour.
Repère 05
Le régime de paie du projet
« Décret du projet » vaut « Hérité (client ou organisation) » par défaut : le projet se range dans la cascade sans rien imposer. Le renseigner ici prend le pas sur le client et sur l'organisation, pour tous les quarts du projet.
La note sous le champ dit exactement jusqu'où ça porte : « S'applique à tous les quarts de ce projet, sauf surcharge manuelle sur l'horaire. »
Deux réglages voisins ne servent qu'à certains secteurs. Le sous-secteur CCQ choisit la grille et le régime de surtemps du résidentiel. Le mandat en secteur minier avec hébergement repousse de la 7e à la 15e journée le seuil de majoration des journées consécutives, comme le prévoit le décret des agents de sécurité.
Repère 06
L'enveloppe budgétaire
Un plafond d'heures ou de dollars, et la personne à prévenir avant qu'il soit crevé. C'est le garde-fou d'un mandat vendu au forfait.
Rien n'est bloqué quand le plafond est atteint : on est averti, on ne se fait pas arrêter. La distinction compte : un chantier ne s'interrompt pas parce qu'un budget est dépassé.
Les primes d'office du chantier
Plus bas dans le même panneau, les primes d'office se pré-cochent sur tout quart planifié sur ce projet. Un chantier classé « travaux en hauteur » ou « espace clos » les paie à tout le monde, tout le temps : les déclarer ici évite de les rajouter à la main sur chaque quart, et de les oublier.
Repère 07
La fiche d'un projet, mois par mois
Quatre compteurs, cadrés sur un mois : les employés rattachés au client, ceux qui ont réellement travaillé, les heures payées, et le montant de prépaie qui en découle.
Les flèches changent de mois. C'est la vue qu'on ouvre quand un client demande ce que son immeuble a coûté en juillet.
Repère 08
La même paie, répartie deux fois
Le mois se ventile de deux manières côte à côte : par employé, et par classe d'emploi. Les deux totaux sont identiques : c'est la même somme, découpée autrement.
L'un répond « qui », l'autre répond « à quel taux ». La ventilation par classe est celle qu'on emporte en discussion avec un client : elle dit combien d'heures ont été faites en classe A, B ou C sans nommer personne.
Repère 09
Terminer un projet
Un projet terminé sort de la création d'horaires : on ne peut plus y planifier de quart. Il reste consultable, avec tout son historique d'heures et de montants.
C'est la bonne manière de fermer un mandat fini. La suppression, elle, sert à autre chose : la section suivante.
Repère 10
La corbeille, et ce qui refuse de partir
Supprimer un client ou un projet l'envoie à la corbeille. Rien n'est perdu : la fiche reste restaurable, et un projet dont le client est aussi à la corbeille demande qu'on restaure le client d'abord.
La suppression définitive, elle, ne s'offre que si la fiche n'est référencée nulle part. Des quarts ont eu lieu sur ce projet, des heures y ont été déclarées, des projets appartiennent encore à ce client : dans ces cas, l'application refuse et dit lequel.
Ce n'est pas une précaution excessive. Effacer un projet sur lequel des heures ont été payées rendrait ces heures inexplicables : en inspection comme dans votre propre historique.
Ce qu'il faut retenir
Un client peut voir son propre tableau de bord
L'onglet « Compte » d'une fiche client lui ouvre un accès en lecture : il y suit l'avancement de ses projets sans voir vos taux ni vos autres clients. Laisser le mot de passe vide lors d'une modification ne le change pas.
La catégorie de client sert au secteur construction
Elle est facultative et classe les projets. Si elle ne vous sert pas, videz ses valeurs dans Paramètres › Référentiels : le champ disparaît alors des fiches.
Pourquoi le rattachement compte pour la paie
Le client et le projet suivent chaque feuille de temps jusqu'aux exportations : la prépaie, le lot de paie et le rapport mensuel du CPEEP les reprennent tous les trois. Un projet mal rattaché ne se voit donc pas sur l'horaire : il se voit sur la déclaration.
Pour aller plus loin
Créer l'horaire d'un employé
Poser un quart sur un chantier : qui, où, quand, avec quelles pauses, et lire le total d'heures payées avant d'enregistrer, pas après.
LireComprendre et suivre vos décrets
Où vivent les règles qui décident de votre paie, pourquoi elles sont en lecture seule, et comment une hausse de grille s'applique sans réécrire les paies déjà faites.
LireGénérer une exportation de prépaie
Assembler les colonnes attendues par votre logiciel de paie, vérifier ce qui entre dans le fichier, et comprendre ce qu'un aperçu ne fige pas.
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