Produire le rapport mensuel du CPEEP

Le décret sur le personnel d'entretien d'édifices publics impose une déclaration mensuelle : les heures travaillées, les salaires versés et la contribution au régime de retraite, salarié par salarié. Rapport et paiement sont dus au plus tard le 15 du mois suivant.

Clic Horaire calcule ce rapport à partir de vos feuilles de temps et produit le fichier au format du comité. Il ne le transmet pas : le dépôt se fait sur le portail du CPEEP, et cet article dit où s'arrête l'application.

Échéance

Le 15 du mois suivant

Condition

La paie du mois entièrement verrouillée

Transmission

Par le portail du comité, pas par l'app

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   Partir de ce que vos décrets exigent

   « Exportations › Mensuel » ne liste pas tous les rapports du produit : il liste ceux que VOS décrets réclament. Une organisation soumise à un seul décret n'y verra qu'une entrée.

   Chaque ligne rappelle la périodicité, renvoie au site du comité paritaire, et mène au rapport lui-même.

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   Renseigner le numéro d'employeur

   C'est le préalable, et il bloque tout le reste : sans numéro d'employeur, la page du rapport affiche un message d'erreur au lieu des montants. Il se saisit sur la fiche du décret, section « Exportations » : le bouton « Configuration CPEEP » du rapport y mène directement.

   Chaque comité paritaire émet le sien. Celui de Montréal ne peut pas servir pour Québec : si vous êtes soumis aux deux, il faut les deux.

   Juste en dessous, la cotisation au régime de retraite en dollars par heure payée. Elle est portée par la version datée du décret : une révision se saisit sur une nouvelle version, et les mois déjà déclarés gardent la leur.

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   Un numéro par comité, jamais interchangeable

   L'application refuse explicitement de remplacer un numéro manquant par celui d'un autre décret. C'est délibéré : le fichier serait accepté par le portail et imputé au mauvais dossier d'employeur.

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   Choisir la forme du dépôt

   Deux sorties pour les mêmes chiffres. Le fichier électronique .rma est celui que le comité traite automatiquement : c'est la voie recommandée, et celle que le portail attend. Le formulaire officiel PDF reprend le gabarit du comité, une page par salarié : pour relire, archiver, ou poster.

   Le lien « Portail de dépôt du CPEEP » ouvre le site du comité. C'est là que le fichier se téléverse : l'application ne l'envoie jamais toute seule.

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   Les trois outils de la barre du haut

   « Historique des fichiers RMA » retrouve tout ce qui a déjà été produit, et c'est de cet historique que la page déduit quels mois ont été transmis.

   « Vérifier un fichier » relit un .rma existant (le vôtre ou celui d'un logiciel tiers) et signale ce qui ne passera pas.

   « Télécharger le rapport RMA » produit le fichier du mois affiché. Il reste grisé tant qu'une condition n'est pas remplie, et c'est l'étape suivante.

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   Verrouiller la paie du mois d'abord

   Le fichier ne peut être produit que si la paie du mois est entièrement verrouillée. Tant qu'une feuille de temps du mois reste modifiable, les chiffres affichés peuvent encore bouger : et une déclaration transmise sur des chiffres provisoires est une déclaration à refaire.

   Le bandeau compte les feuilles concernées et offre le raccourci vers les lots de paie. C'est le même verrou que celui décrit dans l'article sur les périodes de paie : approuver, puis verrouiller, puis déclarer.

   Plus bas, un second bloc énumère les avertissements à corriger avant transmission, salarié par salarié : un NAS manquant, un formulaire d'adhésion au REER jamais transmis, des heures faites hors décret.

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   L'ordre des opérations, en trois temps

   Approuver les feuilles de temps, verrouiller la période dans un lot de paie, produire le rapport. Chaque étape fige ce que la suivante utilise, et aucune ne se saute : c'est ce qui rend la déclaration défendable si le comité la vérifie.

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   Suivre les échéances mois par mois

   « Alertes & suivi » affiche l'année entière : ce qui a été transmis, ce qui est en retard et de combien de jours, ce qui reste à venir. Le compteur en haut à droite résume, et les flèches changent d'année.

   Les états ne sont pas saisis à la main : ils sont déduits de l'historique d'exportation. Un mois passe donc à « transmis » du seul fait qu'un fichier complet a été produit : l'application ne sait pas si vous l'avez effectivement déposé.

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   Remonter au texte du décret

   Sous le titre du bloc, l'application cite l'article qui impose l'échéance, avec sa référence légale et la date à laquelle le texte a été vérifié.

   Le lien mène au texte officiel. C'est utile pour deux choses : vérifier soi-même, et répondre à quelqu'un qui conteste la date.

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   Lire les quatre totaux du mois

   Au-dessus du tableau, quatre montants résument ce que le comité recevra : le salaire brut déclaré, la cotisation au régime, le prélèvement du comité paritaire, et le montant total à verser.

   C'est le dernier chiffre qui compte pour le paiement : les trois autres expliquent d'où il vient.

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   Relire le tableau, salarié par salarié

   Le tableau montre le contenu du fichier, ligne par ligne. Il est plus large que l'écran et défile horizontalement : la moitié gauche identifie le salarié, la moitié droite le chiffre.

   Un tiret dans « Hors décret » est le cas normal. Une valeur y signifie que des heures du mois ont été faites sous une autre convention : elles ne sont ni déclarées ni cotisées ici, et n'apparaissent pas dans le fichier.

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   Colonne	Ce qu'elle contient
   Employé	Le nom et le matricule.
   NAS	Le numéro d'assurance sociale. Affiché « manquant » quand le dossier ne l'a pas : et le fichier ne peut pas partir sans.
   Classe	La classe d'emploi du décret (A, B, C) qui fixe le taux plancher.
   Projet · Client	Où les heures du mois ont été faites.
   Heures	Les heures travaillées assujetties au décret.
   Hors décret	Les heures du mois faites sous une autre convention : ni déclarées, ni cotisées, absentes du fichier.
   Salaire brut	Le salaire versé pour les heures assujetties.
   Cotisation	La contribution au régime de retraite, au taux horaire porté par la version du décret.
   Vacances	L'indemnité de vacances versée dans le mois.
   Départ	Le dernier jour travaillé et le montant de départ, quand le salarié a quitté dans le mois.
   Semaines	Le nombre de semaines déclarées. C'est un bouton : il déplie le détail de la section suivante.

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    Ouvrir le détail d'un salarié

    Le chiffre de la colonne « Semaines » déplie, sous la ligne, ce que le fichier contiendra semaine par semaine : la classe et le taux appliqués cette semaine-là, les heures régulières, le surtemps, les fériés chômés et travaillés, la maladie, et le salaire brut qui en découle.

    C'est le niveau auquel on répond à une contestation. Si un montant paraît faux, la semaine fautive se voit ici, et le taux affiché dit quelle version du décret a servi.

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    Ne pas confondre filtre et déclaration

    Les cinq filtres (classe, employé, projet, client, type de travailleur) servent à vérifier une partie du mois : relire un chantier, contrôler une classe.

    Ils ne servent pas à produire la déclaration. Dès qu'un filtre est posé, les totaux et le fichier ne couvrent plus qu'une partie du mois, et le fichier produit porte la mention « -partiel » dans son nom.

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    Un fichier filtré ne remplit pas l'obligation

    L'application le dit explicitement dès qu'un filtre est actif : « Ce n'est pas la déclaration mensuelle à transmettre au CPEEP ». Le suivi des échéances ne le compte pas non plus comme transmis : un mois couvert seulement par un fichier partiel reste en retard.