100 % QuébecCongés et absences
Lire les disponibilités d'un salarié
Ce que le salarié déclare depuis son téléphone, les trois endroits où la planification vous le signale, et pourquoi une disponibilité ne refuse jamais un quart.
« Je ne peux pas les mardis », « jamais après 15 h le vendredi », « absent du 3 au 10 ». Un salarié déclare ces contraintes depuis son application, et la planification les relit à chaque quart que vous créez.
Ce qu'il faut comprendre avant tout le reste : ça ne bloque rien. Un quart posé hors des disponibilités est SIGNALÉ, et vous décidez. C'est le seul réglage possible, et cet article explique pourquoi.
- Qui déclare
- Le salarié, depuis l'app mobile
- Effet sur la planification
- Un avertissement, jamais un refus
- Sans déclaration
- Disponible en tout temps
Repère 01
Ce que le salarié déclare
Deux choses, et elles ne disent pas la même chose.
La semaine type d'abord : pour chacun des sept jours, disponible ou non, et si oui, dans quelle fenêtre horaire. « Toute la journée » est le défaut; « Indisponible » ferme le jour entier.
Les périodes d'indisponibilité ensuite : des dates de début et de fin, avec une note libre. C'est là que vivent les vacances prévues, une session d'examens, une garde partagée. Le salarié peut aussi laisser un mot général à l'encadrement.
Repère 02
Au moment où vous créez un quart
Le formulaire d'horaire compare pendant que vous le remplissez. Quand ça sort des disponibilités, un encadré apparaît : « Hors des disponibilités déclarées », avec la raison exacte.
Trois raisons possibles, et elles sont utiles à distinguer. « Ce jour de la semaine est déclaré indisponible » vise la semaine type entière. « Le quart sort de la fenêtre horaire déclarée pour ce jour » veut dire que le jour est bon mais pas l'heure. « Période d'indisponibilité déclarée » cite la note du salarié, quand il en a laissé une.
Sous l'encadré, une phrase qui résume toute la mécanique : « Le salarié l'a déclaré depuis son téléphone. Vous pouvez enregistrer quand même. »
Repère 03
Dans une création de masse
La création en masse produit un aperçu avant d'écrire quoi que ce soit, et chaque horaire proposé y porte un statut : OK, Conflit ou Erreur. Une disponibilité non respectée ressort en Conflit.
Les conflits sont EXCLUS par défaut : le lot se crée sans eux, et vous cochez un par un ceux à créer malgré tout. Une case permet aussi de tout inclure d'un coup quand vous savez déjà que la contrainte ne tient plus.
C'est le même principe qu'au formulaire, à l'échelle d'une semaine ou d'un mois : on vous montre, vous tranchez.
Repère 04
Sur la fiche du salarié
La fiche employé porte un panneau « Disponibilités déclarées », en LECTURE SEULE : vous ne saisissez jamais les disponibilités de quelqu'un d'autre à sa place.
Les sept jours y sont affichés en tuiles : la fenêtre horaire pour les jours ouverts, « Indisponible » en grisé pour les autres. Les périodes datées suivent, avec leur note, et la date de dernière mise à jour ferme le panneau.
Quand rien n'a été déclaré, le panneau le dit franchement : « Rien de déclaré : disponible tout le temps. »
L'absence de déclaration n'est pas une déclaration
Un salarié qui n'a rien saisi est traité comme disponible en tout temps, et son horaire ne déclenche aucun avertissement. Personne ne doit remplir un formulaire pour devenir planifiable, et un silence ne se lit jamais comme un refus.
Repère 05
Pourquoi ça ne bloque pas
La tentation est grande de faire refuser le quart par l'application. Ce serait une erreur, et elle se retourne vite contre vous.
Vous connaissez la contrainte réelle derrière la déclaration; l'application, non. Un « jamais le mardi » qui datait de la session d'automne, un empêchement que la personne a réglé depuis, une urgence dont vous avez déjà parlé avec elle de vive voix : dans tous ces cas, un refus automatique aurait tort.
Et surtout : une disponibilité qui refuse un quart fait planifier À CÔTÉ de l'application, sur un bout de papier ou par texto. On perd alors l'information au lieu de la gagner, et l'horaire cesse d'être ce qui fait foi. Signaler garde tout le monde dans le même outil.
Repère 06
Ouvrir ou fermer la fonction
Réglages, onglet Général, section « Disponibilités (app mobile) ». Deux réglages seulement.
L'activation : décochée, l'écran n'existe plus pour les salariés, et les déclarations déjà faites restent lisibles sur les fiches, elles ne sont pas effacées.
« Prévenir l'encadrement d'un changement » envoie pastille et notification aux administrateurs et superviseurs quand quelqu'un met ses disponibilités à jour. Utile dans une équipe où l'horaire se bâtit une semaine d'avance; bruyant dans une équipe de cinquante personnes qui ajustent souvent.
Ce qu'il faut retenir
Une disponibilité n'est pas une demande de congé
Une période d'indisponibilité déclarée ne crée aucune absence à l'horaire et ne touche aucune banque. Si le salarié veut des vacances posées et payées, c'est une demande de congé qu'il dépose, et elle passe par votre approbation.
Saisir des disponibilités rend le compte actif
C'est une écriture, au sens de la facturation : le mois où un salarié met ses disponibilités à jour, son compte compte comme actif. Consulter son horaire, lui, ne coûte jamais rien.
Pour aller plus loin
Approuver une demande de congé
Un salarié demande des vacances depuis son téléphone : ce que la carte de décision vous montre, ce qu'approuver écrit à l'horaire, et les règles qui encadrent le dépôt.
LireCréer l'horaire d'un employé
Poser un quart sur un chantier : qui, où, quand, avec quelles pauses, et lire le total d'heures payées avant d'enregistrer, pas après.
LireApprouver un échange de quart
Deux salariés s'arrangent entre eux depuis leur téléphone : où l'échange arrive, ce que vous voyez avant de trancher, et les réglages qui décident si vous avez un mot à dire.
LireVous ne trouvez pas ce que vous cherchez ?
Notre équipe peut répondre à vos questions techniques et vous accompagner dans votre implantation.
