100 % QuébecUn lot de paie, c'est la fermeture officielle d'une période. Il gèle les feuilles de temps de la plage choisie, fige leurs calculs, enregistre les mouvements de banques d'heures, et laisse dans l'historique une ligne datée et signée.
C'est aussi la seule opération du produit qui se défait en laissant une trace, pas en s'effaçant. D'où le déroulé de cet article : la liste, puis les trois étapes de la création, puis ce qu'il advient d'un lot une fois qu'il existe.
- Ce que ça gèle
- Les feuilles approuvées de la période
- Ce que ça ignore
- Tout ce qui n'est pas approuvé
- Retour arrière
- Déverrouillage, avec motif obligatoire
Avant de commencer
- Un compte administrateur avec la permission « Gérer la paie et les décrets ».
- Le module « Lots de paie » activé pour votre organisation.
- Les feuilles de temps de la période approuvées : sans quoi il n'y aura rien à verrouiller.
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Ouvrir la liste des lots
« Lots de paie », dans la section Paie du menu Exportations. La liste est l'historique complet de vos fermetures : une ligne par lot, la plus récente en haut.
Un bandeau ambre apparaît en haut dès qu'un lot est rouvert pour révision. Il ne disparaît qu'une fois le lot refermé, et c'est voulu : un lot déverrouillé laisse des feuilles modifiables, donc des chiffres qui peuvent encore bouger sous vos pieds.
Le bandeau signale un lot en révision; la colonne Statut dit lequel. Dix colonnes par ligne : la période, la date de paiement, les clients couverts, les compteurs, le total brut, le statut, et qui l'a créé quand. - 2
Choisir un mode de création
« Créer un lot » ouvre un assistant en trois temps : le mode, la période et les filtres, puis l'aperçu.
Deux modes. « Période suggérée » prend la dernière période complète d'après la cadence configurée pour votre organisation et saute directement à l'aperçu : c'est le chemin normal, celui qu'on emprunte toutes les deux semaines. « Sur mesure » ouvre les dates et les filtres.
La suite de cet article passe par « Sur mesure », parce que c'est la voie qui montre tout.
Le fil des trois étapes reste visible en haut : on sait toujours où l'on en est, et le verrouillage n'arrive qu'au bout. Pas de raccourci ? C'est que la cadence n'est pas réglée
Quand « Période suggérée » affiche « Configurez une cadence suggérée dans Paramètres › Paie », c'est que votre organisation n'a pas de cycle de paie déclaré. Le raccourci n'a alors rien à proposer, et le tableau de bord non plus : il se rabat sur une quinzaine par défaut.
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Poser la période et nommer le lot
Trois dates. Les deux premières bornent la période couverte, inclusivement. La date de paiement est celle qui figurera sur les fichiers de paie : elle ne change aucun calcul, elle documente.
Le nom est facultatif et vaut la peine d'être écrit. C'est lui qui s'affiche dans la liste, dans la recherche, et dans la piste d'audit; « Paie du 2026-08-17 au 2026-08-23 » se retrouve, « Lot 4 » non.
Les dates s'écrivent en AAAA-MM-JJ ou se choisissent au calendrier. - 4
Restreindre le périmètre, ou ne pas y toucher
Cinq filtres : client, projet, employé, classe d'emploi, type de travailleur. Laissés vides : le cas normal, le lot prend tout le personnel de la période.
Les remplir sert à clore une paie partielle : un client qu'on facture à part, une équipe payée sur un autre cycle. Mais un lot filtré n'est pas un petit lot : c'est un lot différent, et l'encadré ci-dessous dit pourquoi.
« Vide = tout le personnel de la période » : la phrase à retenir de cette étape. Un lot filtré n'alimente pas les banques d'heures
Il gèle bien les feuilles de temps qu'il couvre, mais il ne crédite ni ne débite les banques : le surtemps hebdomadaire et l'étalement se calculent sur la période entière de l'organisation, pas sur un sous-ensemble. Filtrer est donc un choix de facturation, jamais un moyen de découper la paie en morceaux.
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Lire l'aperçu avant de s'engager
L'aperçu calcule tout ce que le verrouillage ferait, sans rien écrire. Trois compteurs : les feuilles qui seront gelées, les employés concernés, le total brut.
En dessous, les avertissements. Ce sont eux qui comptent, et ils sont de deux natures : ceux qui informent d'une exclusion, et ceux qui bloquent.
Les exclusions : les feuilles en attente d'approbation ne seront ni exportées ni verrouillées; celles déjà prises dans un autre lot sont ignorées. Les blocages : rien à verrouiller, une plage qui coupe une période d'étalement des heures, ou des feuilles retenues par un lot en cours de révision.
Ici, l'aperçu refuse : les six feuilles de la période attendent encore leur approbation, donc le compteur « Feuilles à geler » reste à zéro. C'est l'issue la plus fréquente d'un premier essai
« Aucune feuille approuvée et non verrouillée ne correspond » ne veut pas dire que la période est vide : les compteurs Employés et Total brut, eux, sont remplis. Ça veut dire que l'approbation n'a pas été faite. Approuvez les feuilles, revenez, et l'aperçu changera.
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Verrouiller
« Créer et verrouiller » est le seul bouton de tout l'assistant qui écrit quelque chose. Il reste désactivé tant qu'un blocage subsiste, et il demande une confirmation qui répète le compte de feuilles et les dates.
Ce qui se passe alors, d'un coup : les feuilles passent en verrouillé, leurs calculs sont figés, les banques d'heures sont créditées ou débitées, et le lot apparaît dans la liste.
Grisé tant que l'aperçu bloque; « Annuler » et « Retour » ne coûtent rien. - 7
Relire un lot existant
La fiche d'un lot rassemble ce qu'il a figé : la période, le nombre d'employés, le nombre de feuilles, le total brut. Ces quatre chiffres ne bougent plus.
Deux raccourcis en haut mènent ailleurs : « Exporter cette période » rouvre la prépaie sur les mêmes dates, « Fichier dans l'historique » retrouve le fichier déjà produit.
Un lot rouvert porte son bandeau et le nom de qui l'a rouvert; les quatre totaux restent ceux du verrouillage. - 8
Rouvrir un lot pour corriger
« Déverrouiller le lot » demande un motif, et il est obligatoire. Le déverrouillage rembobine les banques d'heures : exactement l'inverse des mouvements du verrouillage, rend les feuilles modifiables, et inscrit chaque changement dans la piste d'audit.
Un lot rouvert a ensuite deux issues, et une seule est un retour à la normale. « Re-verrouiller » refige tout à partir des données corrigées; les feuilles retombées en attente d'approbation ne sont pas reprises. « Abandonner ce lot » libère au contraire ses feuilles, qui redeviennent éligibles pour une autre période : le lot reste dans l'historique, marqué « Annulé », et c'est définitif.
1 refermer le lot · 2 le vider et le laisser mort dans l'historique. Un lot rouvert bloque la période
Tant qu'il n'est pas refermé, ses feuilles lui appartiennent : un nouveau lot sur les mêmes dates se retrouverait vide, donc impossible à re-verrouiller ensuite. L'aperçu refuse d'ailleurs de créer ce lot-là. Refermez d'abord, créez ensuite.
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Consulter l'historique des déverrouillages
Chaque cycle ouverture → fermeture laisse sa ligne : qui, quand, pourquoi, et quand le lot a été refermé. C'est la pièce qu'on montre en inspection quand une paie a été corrigée après coup.
Le motif y est repris tel qu'il a été saisi. C'est une raison de plus de l'écrire pour quelqu'un d'autre que soi.
Une entrée par déverrouillage, avec son motif. - 10
Voir les feuilles rattachées
En bas de la fiche, la liste des feuilles du lot : date, employé, projet, heures, montant payé, statut.
Pendant une révision, deux mentions apparaissent dans cette liste et méritent d'être distinguées. « Modifiable pendant la révision du lot » dit qu'une feuille peut encore changer; « Modifiée depuis le déverrouillage » dit qu'elle a effectivement changé : et donc que le total du lot ne correspondra plus après re-verrouillage.
Le compteur en haut à droite du bloc reprend le nombre de feuilles du lot.
Ce qu'il faut retenir
Déverrouiller n'est pas toujours permis
Le déverrouillage se règle par organisation, dans Paramètres › Paie. Il est aussi refusé sur les lots antérieurs à la fonctionnalité : leurs mouvements de banques n'ayant pas été journalisés, il n'y a rien à rembobiner, et Clic Horaire préfère refuser plutôt que défaire à l'aveugle.
Le lot et l'exportation sont deux choses
Verrouiller ferme la période; exporter produit le fichier pour votre logiciel de paie. On peut exporter sans avoir verrouillé, c'est ce que fait la prépaie, mais l'inverse est le bon ordre : verrouiller d'abord fige ce que le fichier contiendra.
C'est le lot qui décide de la période du tableau de bord
Dès qu'un lot existe pour une plage de dates, le tableau de bord s'y cale et l'annonce sous son titre : « Période du lot de paie ». C'est la raison la plus fréquente pour laquelle l'écran d'accueil n'affiche pas la période qu'on attendait.
Pour aller plus loin
Générer une exportation de prépaie
Assembler les colonnes attendues par votre logiciel de paie, vérifier ce qui entre dans le fichier, et comprendre ce qu'un aperçu ne fige pas.
LireApprouver les feuilles de temps d'une semaine
Réviser les heures pointées contre l'horaire prévu, comprendre ce que le décret ajoute, et approuver : en sachant ce que l'approbation fige.
LireLire votre tableau de bord
Ce que chaque carte répond, d'où vient la période affichée, et comment ranger l'écran pour qu'il montre d'abord ce que vous regardez tous les matins.
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